Cuando las empresas planean implementar un nuevo software o mejorar un proceso existente, la esperanza es que todos se suban a bordo desde el principio y que sea una navegación sin problemas. La realidad es que no todo el mundo va a comprar.
De hecho, según nuestra experiencia, un pequeño porcentaje de personas se resistirá a un nuevo cambio sin importar lo que pase.Esta resistencia al cambio por parte de unos pocos puede ser frustrante, pero hay formas productivas de ayudar a navegar este desafío.
A continuación se presentan cinco estrategias que hemos visto que se utilizan en las empresas de contadores públicos para mejorar el éxito de sus iniciativas de cambio:
1. Aclaración y explicación
A veces la confusión o la falta de comunicación sobre un nuevo plan o proceso causa una falta de aceptación. Incluso después de un despliegue completo del nuevo plan, algunas personas pueden perder un detalle o paso importante.
Lo que fue claro para una persona puede ser difícil de entender para otra. En lugar de pedir una aclaración, algunas personas intentan seguir el nuevo plan sin estas piezas críticas de información. Esto afecta a su capacidad de tener éxito.
Lo que comenzó como una necesidad de más información puede llevar a una falta de apoyo para el nuevo cambio a medida que se asienta el desánimo. Entender cómo la gente retiene la nueva información puede ayudar a aumentar la aceptación. Robert Frost, ingeniero e instructor de la NASA, explica: «Retener significa poder acceder fácilmente a la información más tarde».
Para ello, hay que asegurarse de lo siguiente durante el aprendizaje y después:
- Repetición
- Conexión de la nueva información con la antigua
Sea proactivo en cuanto a proporcionar documentación escrita paso a paso y recursos para que las personas puedan consultarlos. Explique el nuevo plan o proceso varias veces, tanto en grupo como individualmente, según sea necesario. Conecte la nueva información con la antigua explicando las diferencias y similitudes para añadir más claridad.
2. Entrenamiento
Cuando la gente desafía el cambio, puede indicar una necesidad de entrenamiento. Por ejemplo, la disminución de la participación puede deberse a que no se sabe cómo acceder al área correcta en el nuevo software o a que no se comprende cómo utilizar un nuevo escáner.Es importante asegurarse de que las personas hayan sido debidamente capacitadas para realizar nuevas tareas y utilizar nuevos sistemas.
El entrenamiento es esencial para la aceptación, porque crea la confianza necesaria para cumplir con las nuevas responsabilidades. La confianza también aumenta a medida que las personas comienzan a dominar nuevas habilidades. Lo que una vez se vio como un cambio se convierte en la nueva normalidad.
La Junta de Aprendizaje Profesional dice: «A medida que una habilidad se practica o ensaya durante días y semanas, la actividad se hace cada vez más fácil, mientras que naturalmente se fuerza la habilidad a un nivel subconsciente donde se almacena permanentemente para recordarla y usarla habitualmente en cualquier momento». Proteja el tiempo para el entrenamiento y anticipe la necesidad de sesiones a fondo sobre temas más desafiantes.
3. Recoger retroalimentación
Si quieres saber por qué alguien se opone al cambio, habla con ellos para entender mejor la razón de su reacción. Esta retroalimentación, cuando se expresa constructivamente, puede ser un regalo.
Dales la oportunidad de compartir sus pensamientos y de ser escuchados. Obtener su perspectiva puede proporcionar una visión que puede no haber sido descubierta en discusiones anteriores.
Abrir la comunicación también puede ayudar a crear confianza. Sin embargo, hay que tener en cuenta que abordar las preocupaciones importantes es mejor reservarlas para un debate individual.
Aunque la recolección de retroalimentación puede ser valiosa, no te atasques en este bucle de retroalimentación. Tenga en cuenta sus comentarios y haga un seguimiento para comunicar cómo su retroalimentación fue implementada o será utilizada para una mejora continua en el futuro.
4. Compartir historias de éxito
¿Los cambios tienen resultados positivos? ¡Compártelos! En algunos casos, la gente espera a subir a bordo hasta que ven que los cambios tienen éxito. Es importante capturar y compartir las historias de éxito y las estadísticas para ayudar a aumentar la participación. Esto contribuye a que el cambio sea más tangible y relevante.
Las iniciativas de cambio en toda la empresa deben incluir actualizaciones periódicas sobre los progresos y los logros. Designar a varios de los primeros adoptadores como representantes para captar «victorias» de los diferentes departamentos y niveles. Las personas se motivan para participar en el progreso de la empresa, y un sentimiento general de entusiasmo y logro se hace contagioso.
5 . Dale tiempo
Para los que aún no están convencidos, el tiempo puede ser el mejor persuasor. Lograr la aceptación sólo toma más tiempo para algunas personas que para otras. Continúe animándolos a subir a bordo, pero no sacrifique el progreso de la empresa por unos pocos que son lentos para adaptarse. Con el tiempo, el éxito general de los que siguen el proceso superará con creces cualquier impacto negativo de los que no lo hacen.
Pensamientos finales
El cambio es un desafío, especialmente cuando se encuentra con resistencia. En palabras de Steven Covey, «Busca entender, luego ser entendido».
Para aumentar la aceptación, es importante ir debajo de la superficie para entender la causa de la oposición. Esto permitirá a su empresa lograr la alineación y el crecimiento.
El artículo original se publicó en The Boomer Bulletin