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CPA

5 pasos que las firmas de contadores públicos pueden tomar para evitar demandas legales

De todas las preocupaciones que mantienen a los propietarios de las firmas de contadores públicos despiertos por la noche, es probable que el espectro de posibles litigios sea el que les haga perder más sueño.

Desafortunadamente, puede haber una buena razón para ello.

5 pasos que las firmas de contadores públicos pueden tomar para evitar demandas legales
5 pasos que las firmas de contadores públicos pueden tomar para evitar demandas legales

Desde 2000 â?” tras varios escándalos empresariales y fiascos en la presentación de información financiera â?” los jueces han sido menos propensos a desestimar los casos contra los contadores públicos que antes, según CPA Mutual, un grupo nacional de retención de riesgos y proveedor de cobertura de responsabilidad de firmas de contabilidad. Hoy en dÃa los jueces también conceden menos mociones de juicio sumario y parecen exigir más pruebas antes de tomar decisiones sobre los casos.

Los números hablan por sí mismos, dijo el presidente de CPA Mutual Bill Thompson. Las reclamaciones de las empresas con gastos reales pagados han aumentado en un 41% desde 1998, mientras que las empresas de contabilidad pueden esperar, en promedio, experimentar un asunto de responsabilidad civil por cada 38 empleados cada año.

Y los bufetes más pequeños, en los que las consecuencias de los litigios pueden ser mucho más catastróficas, no están exentos. Basándose en el recuento total de miembros de CPA Mutual y el número de incidentes reportados por año, casi una de cada nueve firmas puede esperar tener algún tipo de problema legal anualmente, dijo Thompson.

No es que las firmas de contadores públicos se hayan vuelto más imprudentes en sus prácticas. Más bien, dijo Thompson, una combinación de factores dentro del sistema legal y la profesión de CPA están impulsando esta tendencia.

Creo que la percepción pública puede estar a la vanguardia de este cambio”, señaló Thompson. âCPA puede haber perdido un poco del brillo de su profesión de confianza después de Enron y todos los demás escándalos a principios de la década de 2000, cuando las empresas de contabilidad en muchos de estos casos estaban implicadas en la contabilidad de mala calidad o miraban hacia otro lado mientras los chicos malos cocinaban los libros.â”

Los abogados de los demandantes en esos casos también descubrieron dos factores clave que siguen obsesionando a las firmas de contadores públicos hasta el día de hoy, dijo Thompson. Descubrieron que las empresas de contabilidad tienen bolsillos profundos, y jurados comprensivos estaban dispuestos a creer que los contadores públicos, de hecho, ayudaron en el fraude o, al menos, hicieron la vista gorda para proteger la relación.

Añada a eso la escasez de mano de obra de la profesión de contador público y el hecho de que las empresas de contabilidad tienen un seguro de responsabilidad profesional (lo que las convierte en un blanco fácil para los juicios), y habrá creado un clima legal lleno de oportunidades para los litigios.

La escasez de mano de obra, en particular, dijo Thompson, sólo ha exacerbado el problema.

â??No hay nada peor para los dueños de una firma que escuchar a un miembro del personal explicar en la declaración, â?” no tenÃa idea de lo que se suponÃa que tenÃa que hacer, y no habÃa nadie en el trabajo para responder a mis preguntasâ?, dijo Thompson.

Cuando se trata de una diligente gestión de riesgos contra una demanda legal, la compra de una cobertura de responsabilidad civil no es suficiente, añadió. El tiempo y los gastos de una demanda pueden interrumpir las operaciones de la empresa y hacer que los clientes cuestionen su elección de asesor.

Además de la cobertura adecuada, CPA Mutual aconseja a las empresas que añadan las cinco estrategias siguientes a la gestión de la práctica. Estas medidas pueden mejorar sus posibilidades de evitar los siniestros o, como mínimo, gestionarlos adecuadamente en caso de que se produzcan.

1. Invertir en la capacitación constante del personal. A los abogados de los demandantes les gusta la idea de que los â??niñosâ? hagan auditorías; es decir, auditores con menos experiencia. Las empresas necesitan tener suficiente personal de nivel superior para supervisar adecuadamente cada compromiso. Antes de agregar un nuevo cliente, piensen mucho tiempo y duro sobre si tienen las personas adecuadas para asumir el compromiso. Para el control de calidad, asegúrese de que el personal cualificado esté situado en cada nivel y fase del compromiso â?” y que esté documentado como tal.

2. Actualizar y hacer cumplir las políticas de retención de documentos. Los archivos en papel y electrónicos se pueden descubrir en una demanda. Estos incluyen papeles de trabajo, pero también correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes instantáneos, blogs, y cualquier otro mensaje almacenado electrónicamente. La política de retención de documentos de la empresa debe incluir las comunicaciones electrónicas incluso en las computadoras personales del hogar y los teléfonos utilizados para los negocios. Recuerden, Arthur Andersen no fue encontrado culpable de realizar una mala auditoria â?” fue encontrado culpable de un encubrimiento basado en un mal correo electrónico. Entrene al personal en el ahorro de comunicaciones de clientes y empresas en todas sus formas.

3. Revisar los protocolos de comunicación. Recuerde al personal que todo lo que escriban, independientemente de su forma, puede ser descubierto. En caso de duda, hable de la información sensible en persona y determine cómo comunicarla al cliente o a otro personal. Los documentos electrónicos son sumamente costosos de producir para una citación, y existe un conjunto muy complejo de normas para su retención y custodia una vez que la reclamación es inminente o se ve amenazada. Sólo esto requerirá la ayuda de un abogado.

¿Pero cómo puedes golpear este punto en casa con empleados milenarios felices de los textos?

â??Subrayar â??Nunca escribas nada que pueda ser dicho,$0027 que puede ser aplicado tal vez cuando se discutan asuntos internos o diferencias de personal,â? dijo Thompson. âYo no quisiera estar en medio de una demanda y descubrir que una de las personas del personal subalterno envió un mensaje de texto a un asociado con un comentario como, â??El superior en este trabajo está tan por encima de su cabeza, que lo único que hace es navegar por Internet mientras yo hago todo el trabajo! L.$0027 Probablemente nos veríamos obligados a resolver incluso una reclamación defendible. Esto se aplicaría a los comentarios personales con respecto a un cliente, también.â”

Sin embargo, cualquier recomendación o comentario que se haga al cliente en relación con el compromiso debe ser por escrito, añadió. Esos comentarios deben ser breves, pero lo suficiente para entender el punto que se trata de hacer, así como la respuesta del cliente. No estaría de más tener un correo electrónico en el archivo que describa su conversación. Envíalo al cliente, y pídele que confirme su comprensión de la discusión, dijo Thompson.

4. Revisar los contratos y las facturas. Uno de los riesgos de responsabilidad más peligrosos para las empresas de CPA hoy en día es el lenguaje de los contratos. Las empresas están agregando una serie de nichos de servicios especializados para diferenciarse y competir, pero no están actualizando sus cartas de contratación y facturación para aclarar la naturaleza exacta de los servicios prestados o el papel de la CPA en la contratación. Las empresas tropiezan con problemas en esferas tales como la consultoría sobre las consecuencias fiscales que se vinculan a inversiones o patrimonios. Una inocente llamada en conferencia, mal documentada, puede crear la apariencia de que el contador ofreció asesoramiento legal o de inversión. Si las inversiones o el patrimonio del cliente tienen problemas, la empresa de contabilidad debe ser capaz de demostrar claramente su papel.

5. Elija cuidadosamente los proveedores de seguros. A medida que las estadísticas de siniestros empeoran, las compañías de seguros que recientemente entraron en el mercado de la contabilidad pueden estar dirigiéndose a las salidas. Ocurrió a mediados de los 80 y luego otra vez a principios de los 2000, por lo que los contadores públicos no deberían sorprenderse si reciben una carta sin renovación en el correo informándoles que la compañía a la que han pagado las primas todos estos años no estará para atender sus reclamaciones. La última cosa que los contadores quieren hacer es un litigio de reclamaciones atendido por una compañía de seguros que ya no sirve a su mercado, dijo Thompson.

Recomienda dos estrategias para encontrar una compañía de seguros fiable. Primero, pregunte cuánto tiempo ha escrito la compañía de seguros sobre la responsabilidad profesional de los contadores públicos. ¿Lo han escrito antes, pero luego se han retirado del mercado sólo para volver a entrar en el futuro? A las aseguradoras les gusta entrar y salir de los mercados dependiendo de los resultados.

â No quieres presentar una demanda a un transportista sólo para verlos salir de nuestro mercado. El reclamo será manejado en un departamento de escorrentía con poca consideración a la satisfacción del asegurado porque saben que renovar la firma ya no es una preocupación,â” dijo Thompson.

En segundo lugar, busque la opinión confidencial de un abogado local que defienda a los contadores públicos. Pregúntele al abogado sobre su conocimiento de la filosofía de las reclamaciones y los procedimientos de gestión de reclamaciones de un posible transportista. Algunas compañías pagan las reclamaciones un poco más rápido que otras, y a algunas les gusta disputar cada exclusión o término de cobertura con sus asegurados [la propia firma de contadores públicos] incluso antes de tratar con un demandante.

A lo largo de los años, Thompson dijo que ha visto demandas presentadas incluso contra algunas de las más bien intencionadas y cautelosas firmas de contadores públicos, generalmente como resultado de uno de dos errores increíblemente comunes.

En primer lugar, las empresas aceptan los compromisos para los que no están plenamente capacitadas y luego no buscan una segunda opinión o revisión de alguien que esté calificado antes de dar a conocer el producto del trabajo. El otro error es preocuparse demasiado por la relación con el cliente en los compromisos de certificación.

â?” Algunas firmas se enfrentan a una demanda por trabajo de atestiguamiento porque creÃan que el cliente podÃa dar la vuelta y enderezar el Titanic antes de que se hundiera,â? dijo Thompson. â?” Hay que ser honesto y directo en los compromisos de testimonio, incluso si los hallazgos pueden amenazar una relación a largo plazo con el cliente. Prepárate para alejarte.â”

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