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5 formas de duplicar hojas de trabajo en Excel

Los usuarios de Excel a menudo se encuentran atascados en una cinta de tareas repetitivas. Por ejemplo, puede que tengan que hacer una copia de una hoja de trabajo para que sirva como copia de seguridad o para hacer pruebas. En este artículo describiré tres formas de duplicar una hoja de trabajo. Dos implican menús, la segunda un truco de ratón y teclado, y la tercera una sola línea de código de programación.

Es posible que ya esté familiarizado con el primer enfoque que se muestra en la Figura 1:

5 formas de duplicar hojas de trabajo en Excel
  • Haz clic en Formato en el menú Inicio de Excel.
  • Seleccione Mover o Copiar hoja.
  • En este punto aparece el cuadro de diálogo Mover o Copiar:

    1. Copiar dentro del mismo libro de trabajo: Haz clic en Crear una copia y luego en Aceptar.
    2. Copiando a otro libro de trabajo: Selecciona el nombre del libro de trabajo en la lista Para el libro, haz clic en Crear una copia y luego en Aceptar.
    3. Mover una hoja a otro libro de trabajo: Selecciona el nombre del libro de trabajo de la lista A Libro, y luego haz clic en OK.

Duplicate Worksheets 1

Figura 1: Un enfoque tradicional para duplicar hojas de trabajo dentro de un libro de trabajo.

Una segunda forma de duplicar las hojas de trabajo consiste en hacer clic con el botón derecho del ratón en cualquier pestaña de la hoja de trabajo y luego elegir Mover o Copiar en el menú contextual que aparece. A partir de ahí, siga los mismos pasos dentro del cuadro de diálogo Mover o Copiar que se han descrito anteriormente.

Como se muestra en la figura 2, personalmente me resulta más fácil utilizar un tercer enfoque, que consiste en mantener pulsada la tecla Ctrl mientras utilizo el botón izquierdo del ratón para arrastrar una hoja de cálculo hacia la derecha. Esta acción duplicará una hoja de trabajo sin involucrar ningún menú.

Duplicate Worksheets 2

Figura 2: Mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras una pestaña de la hoja para hacer una copia.

Como se muestra en la figura 3, el cuarto enfoque permite replicar un grupo contiguo de hojas:

  • Haga clic en la primera hoja de trabajo que desee replicar.
  • Mantenga pulsada la tecla Shift mientras selecciona la última hoja que desea copiar.
  • Mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras arrastra la primera hoja del grupo hacia la derecha con el botón izquierdo del ratón. En este caso debe seleccionar la primera hoja del grupo, de lo contrario simplemente deseleccionará otra hoja. Alternativamente, puede utilizar cualquiera de los dos primeros enfoques discutidos en este artículo una vez que haya agrupado las hojas de trabajo.

Duplicate Worksheets 3

Figura 3: Puedes replicar grupos de hojas a la vez.

Es probable que sólo utilice este quinto enfoque para proyectos especiales. Digamos que necesitas hacer 12 copias de una hoja de trabajo cuando preparas una hoja de cálculo de presupuesto, o digamos 50 copias de una hoja de cálculo para rastrear la actividad por ubicación.

Para probar el concepto, empecemos con un libro de trabajo de una sola hoja, con el objetivo de tener 12 copias de la misma hoja de trabajo. Una macro de una línea puede hacer 11 copias de la hoja de trabajo actual:

  1. Presiona Alt-F11 en tu teclado para mostrar el Editor de Visual Basic de Excel. Los usuarios de Mac deben presionar Fn-Alt-F11. Aunque parece un programa separado, es un aspecto oculto de Excel que la mayoría de los usuarios no han visto antes.
  2. Haz clic en el menú Ver dentro del Editor de Visual Basic.
  3. Haga clic en Ventana inmediata en el menú Ver o pulse Ctrl-G en el teclado (para Mac, Ctrl-Cmd-G).
  4. En este punto la ventana Inmediata aparecerá en pantalla. Esta es un área especial donde cualquier código de programación que escriba será ejecutado inmediatamente; de ahí el nombre.
  5. Escriba la siguiente línea de código de programación en la ventana Inmediata, exactamente como está escrito abajo, y luego presione Enter.

Do Until Sheets.Count=12: Activesheet.Copy,ActiveSheet: Lazo

La línea del código de programación debe aparecer como una sola línea dentro de la ventana Inmediata.

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La desventaja de la Ventana Inmediata es que no recibes ninguna retroalimentación directa si tu código de programación funcionó, aparte de ver que ahora tienes 12 copias de la hoja de trabajo dentro del libro de trabajo. Los mensajes de error aparecerán si presionas Enter cuando la línea de código esté incompleta o contenga errores tipográficos. También puede encontrar un error si el libro de trabajo está protegido mediante el comando Proteger libro de trabajo en el menú Revisión de Excel.

  1. Puedes salir con seguridad del Editor Visual Basic una vez que hayas ejecutado la línea de código.

Duplicate Worksheets 4

Figura 4: Puedes usar una línea de código de programación para crear tantas copias de una hoja de trabajo como necesites.

La línea de código mencionada utiliza Visual Basic para aplicaciones en Microsoft Excel. Esto se conoce como un lenguaje de programación orientado a objetos, así que si quieres saber un poco más sobre lo que hace la macro:

  • Hacer hasta establece un bucle, lo que significa que Excel repetirá las acciones hasta que se cumpla una condición.
  • Hojas es una colección de todas las hojas de trabajo dentro del libro de trabajo. Esto incluye también otros tipos de hojas, es decir, Hojas de Gráficos y Hojas de Trabajo de Macro. Podríamos ser más específicos y usar la colección de Hojas de Trabajo en su lugar, pero Hojas resulta en menos tecleo.
  • Count devuelve el número de hojas de trabajo dentro de la colección.
  • = 12 es el número final de hojas que quieres dentro del libro de trabajo. Lo ajustarás según tus necesidades, por ejemplo, cambiándolo a 6 si quieres replicar la hoja de trabajo 5 veces. Esto le dice al bucle que repita su proceso hasta que el número total de hojas coincida con el número que especificaste.
  • ActiveSheet.Copy ,ActiveSheet indica a Excel que coloque una copia de la hoja de trabajo que ve en la pantalla a la derecha. Si se omite la parte “, ActiveSheet”, el macro creará libros de trabajo individuales que contengan una copia de la hoja de trabajo actual.
  • El bucle instruye a Excel para que empiece el proceso de nuevo. La instrucción Do Until al inicio significa que el bucle se detendrá por sí solo cuando el número total de hojas del libro de trabajo coincida con el número especificado.

Si se almacenara esto dentro de una macro formal, el código podría tomar esta forma:

Hacer hasta las hojas. Recuento = 12

Sábana Activa. Copia, Sábana Activa

Lazo

La Ventana Inmediata sólo nos permite ejecutar una sola línea de código a la vez, por lo que los dos puntos nos permiten encadenar tres líneas de código en una sola línea que puede ser ejecutada.

Si es necesario, hay dos maneras de determinar el número de hojas de trabajo que hay actualmente en un libro de Excel:

  • En todas las versiones de Excel escriba esto en la ventana Inmediata y presione Enter: ?Hojas.Contar La ventana Inmediata mostrará el número de hojas del libro de trabajo.
  • En Excel 2013 y posteriores, introduzca esta fórmula en cualquier celda de la hoja de trabajo para determinar el número de hojas del libro de trabajo: =SHEETS()