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5 Desafíos que enfrentan los clientes al implementar el ACA

Es posible que el Congreso del GOP derogue la Ley de Atención Asequible (ACA) en un futuro próximo, pero sigue siendo la ley del país, y eso significa que las empresas tienen que seguir cumpliendo. Y muchos de sus clientes más grandes, definidos como “grandes empleadores aplicables” o ALE por el IRS, probablemente estuvieron corriendo frenéticamente a principios de este año para mostrar que habían cumplido con los requisitos de la ACA.

Si no lo hicieron, las penas pueden ser severas. El IRS establece que un ALE que no ofrece cobertura al 95 por ciento de sus empleados a tiempo completo puede enfrentar una multa de $2,260 en el año calendario 2017 por cada empleado no asegurado, además de otras penalidades por incumplimiento. Y eso significa que las empresas vendrán gritando a sus contadores con la esperanza de que puedan hacer desaparecer estos problemas.

5 Desafíos que enfrentan los clientes al implementar el ACA
5 Desafíos que enfrentan los clientes al implementar el ACA

En lugar de esperar ese momento de pánico, los contadores deben ser proactivos y asegurarse de que sus clientes de ALE se mantengan constantemente en cumplimiento. Aquí hay algunos desafíos particulares que las empresas pueden enfrentar, así como consejos sobre cómo los contadores pueden ayudar a los clientes a superarlos.

1. Elegibilidad del empleado

Como se ha señalado anteriormente, un ALE debe ofrecer cobertura a por lo menos el 95 por ciento de sus empleados a tiempo completo y sus dependientes. El IRS define a un empleado a tiempo completo como el que trabaja al menos 130 horas por mes o un promedio de 30 horas por semana para un negocio. Una empresa debe ser capaz de definir las horas de trabajo y quiénes son sus empleados a tiempo completo de acuerdo con las directrices del IRS, así como si sus empleados a tiempo completo aceptaron el seguro del empleador. Esto puede ser un desafío para las empresas que tienen muchos empleados de tiempo parcial o de horas variables.

Si bien la definición de empleados a tiempo completo puede parecer una cuestión de recursos humanos, los contadores deben preguntar a sus clientes cómo están en términos de clasificación de empleados y si hay algo que puedan hacer para ayudar.

2. Asequibilidad de los empleados

Las empresas obviamente tienen que ofrecer a los empleados una cobertura que puedan pagar, y el IRS dicta que cualquier plan de seguro médico para empleados puede costar un máximo de 9,69 por ciento de los ingresos familiares de los empleados, y el porcentaje disminuye con los ingresos más bajos de los empleados. Como los empleadores normalmente no conocen el ingreso familiar de un empleado, hay tres métodos diferentes que pueden usar para calcular la asequibilidad.

Hay otros factores de asequibilidad que los empleadores deben tener en cuenta, como las deducciones antes de impuestos y los programas de bienestar. Los contadores deben hablar y trabajar con los clientes para comprobar que ofrecen programas asequibles. Además, recuérdeles que un empleado que no tiene seguro ni siquiera por un mes de cada 12 es un empleado sin seguro a los ojos del IRS. Por eso es que es necesario tener representación legal.

3. Consolidar todos los datos

Para demostrar su cumplimiento, los ALEs tienen que recopilar una amplia variedad de datos, como los criterios de los empleados, las declaraciones de los empleados, las declaraciones del IRS y otra información. Desafortunadamente, estos datos a menudo se esparcen en diferentes bases de datos, lo que significa que los negocios terminan revolviéndose al final del año tratando de juntarlos todos y les impide notar pequeños errores de datos que pueden convertirse en una bola de nieve en algo más grande.

En lugar de bases de datos separadas para cada departamento, los contadores deberían alentar a las empresas a crear una base de datos maestra normalizada con todos los registros de los empleados y validada mensualmente. Se puede decir que la recopilación de datos es el mayor desafío que enfrentan las empresas al tratar con los requisitos de la ACA del IRS, dada la cantidad de datos que se necesitan. Una base de datos consolidada puede facilitar enormemente la solución de este problema.

4. Más recursos tecnológicos y grandes datos

Una base de datos maestra como la descrita anteriormente no puede caber en una hoja de cálculo de Excel. Cualquier empresa, especialmente una ALE, ha oído hablar del auge de los grandes datos y de cómo las empresas utilizan los datos para ayudar a predecir las tendencias y ser más eficientes. Pero en este caso, lo único que importa no es la capacidad de análisis, sino la capacidad de acelerar y consolidar los datos. Eso es más fácil si una empresa dedica los recursos tecnológicos necesarios.

Si su empresa de contabilidad ya ha adoptado grandes datos, ahora es un buen momento para hablar con los clientes sobre cómo puede ayudarles a cumplir con los requisitos de la ACA del IRS. De lo contrario, hable con ellos sobre cómo pueden añadir recursos tecnológicos para que puedan rastrear constantemente la información sanitaria relevante.

5. Prepararse para una auditoría

Si cada empresa tiene que recopilar una cantidad significativa de información sobre impuestos y salud para cumplir con la normativa, el propio IRS tiene una oleada de datos que evaluar. Por esa razón, el IRS se ha quedado atrás en su capacidad de perseguir a las empresas que no cumplen y exigir sanciones.

Pero el IRS se pondrá al día, y los contadores deben advertir a los clientes sobre cómo deben al menos prepararse para la posibilidad de una auditoría del IRS. Incluso un negocio que no cometió errores de presentación puede enfrentarse a una auditoría al azar.

Esto significa que las empresas deben conservar toda la documentación con los proveedores de servicios y empleados de la ACA. Y después de que se emita el informe final del auditor, una empresa debe conservar esa documentación por lo menos durante 12 meses más.