Ya sea que se trate de una empresa nueva o que haya creado una entidad comercial oficial después de haber operado como propietario único, la constitución de una sociedad en cualquier forma es un paso importante para sus clientes de pequeñas empresas.
De hecho, es probable que se pregunten «¿y ahora qué?» después de presentar sus papeles de registro ante el estado. Entonces, ¿cómo puedes ayudarles a resolver eso?
Aquí hay una lista de tareas que los clientes deben abordar después de que su corporación o LLC sea aprobada:
1. Obtener un Número de Identificación Patronal (EIN) del IRS
Las LLCs, corporaciones y sociedades deben tener un EIN. Sin un EIN para su compañía, no podrán abrir una cuenta bancaria comercial, presentar los documentos de impuestos de su negocio, o contratar empleados. Tenga en cuenta que el propietario de un negocio que obtuvo un EIN cuando operaba como propietario único tendrá que solicitar un nuevo número de identificación federal para la nueva entidad comercial. Los EIN no son transferibles.
2. Solicite cualquier licencia y permiso de negocio requerido
Según el tipo de actividad comercial que realicen sus clientes, es posible que necesiten obtener licencias y permisos para operar legalmente en sus jurisdicciones estatales y locales. Los requisitos varían de un estado a otro, de un condado a otro y de una ciudad a otra, por lo que los propietarios de empresas deben investigar las normas a nivel estatal y local. Si una empresa opera sin las licencias y permisos obligatorios, podría verse afectada por multas o incluso verse obligada a cerrar el negocio por completo.
3. Abrir una cuenta bancaria comercial
Después de obtener un EIN, sus clientes podrán abrir una cuenta bancaria comercial. Esto es crítico para mantener los fondos de la empresa y las transacciones separadas de las finanzas personales del propietario.
Una cuenta bancaria comercial permitirá a sus clientes aceptar cheques de clientes y emitir pagos a nombre de su empresa. Los clientes que operaban como propietarios únicos antes deben cerrar su cuenta bancaria comercial anterior y abrir una nueva bajo la LLC o corporación.
4. Cuidar de las tareas adicionales del nombre de la empresa
Si sus clientes quieren hacer negocios bajo un nombre que no sea el nombre oficial de su empresa, tendrán que solicitar la aprobación del Estado para utilizar un nombre ficticio (conocido también como «DBA» o «doing business as»). Por ejemplo, si el nombre comercial registrado es «ABC Consulting Associates, Inc.» pero su cliente desea utilizar un nombre menos formal como «ABC Consulting» en sus materiales de comercialización, será necesario presentar una solicitud de DBA para ese nombre alternativo.
Sus clientes también pueden considerar la posibilidad de proteger su nombre comercial en los 50 estados solicitando el registro de la marca en la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO). Mientras que la formación de una corporación o LLC protege un nombre de negocio dentro de su estado de registro, una marca comercial protegerá el nombre de la empresa en todos los EE.UU. Es mejor hacer una búsqueda de marcas comerciales para asegurarse de que ninguna otra empresa ya ha reclamado el nombre como marca comercial.
5. Aprende lo que se necesita para mantenerte conforme
Para mantener un estado de buena reputación con el estado, sus clientes deben asegurarse de que cumplen con todas las obligaciones de cumplimiento de negocios en curso que se aplican a ellos. A lo que tendrán que prestar atención dependerá de la estructura legal de su empresa y del lugar en el que operen su negocio.
Los requisitos de cumplimiento varían de un estado a otro (y a veces de un condado o municipio a otro), por lo que es importante que los clientes revisen los requisitos del Secretario de Estado y del gobierno local para asegurarse de que comprenden sus responsabilidades y plazos. El incumplimiento de los requisitos puede causar estragos en una empresa y sus propietarios, los clientes pueden perder su protección de responsabilidad personal, estar sujetos a multas y sanciones, o incluso verse obligados a cerrar su empresa.
Dónde pueden acudir los clientes para obtener información adicional y apoyo
Además de su orientación desde una perspectiva financiera y fiscal, a medida que sus clientes trabajan en el proceso de creación de la empresa también pueden beneficiarse de la búsqueda de asesoramiento jurídico de un abogado de negocios. Hay muchas partes móviles y navegar por todo ello puede resultar confuso y frustrante sin el apoyo de la experiencia profesional.
A fin de ahorrar tiempo y dinero al ocuparse de los trámites comerciales necesarios, sus clientes también pueden considerar la posibilidad de solicitar la ayuda de un servicio de presentación de documentos comerciales en línea que pueda garantizar que sus formularios se completen con precisión y se presenten a tiempo a los organismos gubernamentales correspondientes.