Si hay una cosa en la vida que es constante, es el cambio. Y con el cambio viene una reacción en cadena de decisiones a tomar.
Cuando se trata de cambios o decisiones personales, normalmente podemos reaccionar rápidamente y priorizar los cambios basados en nuestro propio sistema de creencias. Pero eso es mucho más difícil de hacer cuando te mueves a un ambiente de trabajo creado por el conjunto diverso de experiencias de vida que tú y tus compañeros de trabajo traen a la mesa.
Para mantener las cosas en movimiento y evitar que su personal se vea envuelto en arduas discusiones de priorización, es una buena idea proponer un conjunto de reglas y procesos de priorización que todos puedan acordar.
Aquí hay cinco factores a considerar al determinar cómo su empresa de CPA dará prioridad al trabajo:
1. Define tus prioridades. Esto puede parecer una pregunta de gallina o de huevo, pero el hecho es que, antes de establecer un marco para las decisiones de priorización, necesitas un conjunto global de prioridades estratégicas que puedan ser utilizadas para crear el marco.
En mi experiencia, estas prioridades nacen de la estrategia de cinco a diez años de un negocio. Basándose en esa estrategia, determinen en qué elementos se centran para el próximo año como equipo. Esta lista se convertirá en lo que compares con otras tareas cuando los recursos se agoten y haya que tomar decisiones de priorización. Lo que lleva a …
2. Tener una lista de tareas detallada. Un proyecto detallado o una lista de tareas es crítico cuando se toman decisiones rápidamente. Cuando los recursos se agotan, esta es la lista de tareas a la que se le dará prioridad. Aún más importante, asegúrese de que esta lista se mantenga durante todo el año con los estados y fechas de vencimiento para que no tenga que gastar tiempo actualizando o verificando cuando llegue la hora de la verdad.
3. Presupuestar el tiempo y categorizar el trabajo. Al mirar la lista de proyectos, es importante ser realista para poder tomar buenas decisiones y comunicarse de manera efectiva. Incluir un presupuesto básico de tiempo -aunque sólo sea el tiempo promedio que un proyecto o tarea lleva en tu oficina- te permitirá estimar rápidamente los recursos necesarios. Clasificar el trabajo por tipo, habilidad requerida o cualquier otra especialización necesaria también le ayudará a reducir rápidamente su lista y le ayudará en la toma de decisiones.
4. Asegurar la visibilidad. La visibilidad para todos en las decisiones de priorización es clave para asegurarse de que todos están en la misma página y trabajando en la misma dirección. Cuando un miembro de tu equipo está fuera de sintonía con todos los demás, puede desequilibrar a todo el equipo y hacer que tu estrategia fracase.
La lista de tareas prioritarias debería colocarse en un lugar central, donde todos los miembros del equipo puedan verla, y todos deberían estar familiarizados con el proceso de actualización. Si también ha categorizado la lista, los miembros de su equipo podrán reducir sus propias listas para poder planificar sus días y concentrarse en la realización de sus tareas.
5. Cuidado con «¡Urgente!» vs. «importante». Con cualquier rol basado en el servicio, es fácil quedar atrapado en peticiones «urgentes» de clientes y compañeros de trabajo. Sin embargo, mientras que muchas peticiones se presentan como urgentes – y de hecho puede parecerlo a la persona que le pide ayuda – eso no es siempre la verdad de la situación.
Con los clientes, especialmente, es difícil determinar lo urgente vs. lo importante sin arruinar sus expectativas de tu gran servicio al cliente. Pero cuando cada solicitud se presenta como urgente, puede ver rápidamente que sus objetivos estratégicos importantes se desplazan hacia abajo en la lista, posiblemente incluso causando que se pierda una fecha límite.
La mejor manera de combatirlo es asegurarse siempre de que comprende las necesidades, las expectativas y el plazo de la persona que solicita su asistencia, lo que le permitirá evaluar el nivel de esfuerzo que se necesitará para cumplir con la solicitud. Con esa información, podrá priorizar claramente la solicitud con respecto a sus propios plazos importantes y darles una expectativa precisa de cuándo se cumplirá su solicitud.
Al final, el trabajo en equipo, con metas y objetivos estratégicos claros, le dará un sólido plan para la toma de decisiones y para llevar a cabo esas decisiones. Dado que es muy fácil equivocarse y tomar un camino diferente, un sistema estandarizado y transparente de priorización del trabajo en su oficina le ayudará a mantenerse en el camino para cumplir sus objetivos cuando las cosas se pongan difíciles.