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5 consejos para mejorar las reuniones con los clientes

Con las firmas de contadores públicos que se están convirtiendo cada vez más en asesores de negocios de confianza y que tienen más reuniones intencionales con sus clientes que nunca, es importante asegurarse de que las reuniones con sus clientes están funcionando a un nivel óptimo.

En general, usted quiere asegurarse de que su equipo y su cliente entiendan cuál es el propósito de cada reunión y asegurarse de que todos estén en la misma página antes y después de que la reunión se lleve a cabo. Como tal, aquí están nuestros cinco mejores consejos para mejorar las reuniones con los clientes:

5 consejos para mejorar las reuniones con los clientes
5 consejos para mejorar las reuniones con los clientes

1. Tener un líder claro y un escriba

No es raro que en las reuniones de clientes participe más de una persona de su equipo en la discusión. Quieres estar seguro de saber quién va a dirigir la discusión para evitar silencios incómodos y tropiezos al tratar de iniciar la reunión al mismo tiempo. También queréis estar seguros de saber quién será el responsable de tomar notas a lo largo de la reunión para que el líder pueda centrarse en la discusión del cliente.

2. Contrato y agenda por adelantado

Los contratos por adelantado son esenciales para que todos los que asistan a la reunión comprendan el propósito de la misma y los resultados esperados. El contrato inicial no sólo debe esbozar el propósito de la reunión y los resultados esperados, sino que también debe comunicar cualquier expectativa que tenga para los miembros de su equipo y el cliente.

Si necesitan proporcionar información antes de la reunión, asegúrese de indicarlo en el contrato inicial. También debe incluir el orden del día de la reunión para ayudar a que la discusión siga su curso. He aquí un ejemplo de cómo podría ser un contrato inicial:

Hola John, Lisa y Tom,

La firma de contadores públicos XYZ está esperando nuestra próxima reunión para discutir el futuro de su compañía. Durante esta discusión inicial, nos gustaría escuchar una breve historia de su empresa, donde se encuentra hoy y sus objetivos futuros. Nos tomaremos un tiempo para presentarnos y los papeles que jugaremos en nuestra relación actual, si usted decide seguir adelante con el trabajo con nosotros.

Al final de esta reunión, tendremos una mejor idea de los servicios que podemos ofrecer a su empresa y si esto sería un buen ajuste. Si estamos de acuerdo en que esto es un buen ajuste, nuestro equipo trabajará para elaborar una propuesta de los servicios que podemos ofrecer.

3. Estar a tiempo

Debes empezar y terminar tus reuniones a tiempo.Esto muestra a tu cliente que estás emocionado de hablar con ellos y que respetas su tiempo.

Si parece que la reunión puede empezar a agotarse, evalúe su agenda y hágales saber que quiere asegurarse de cubrir ciertos temas que son de mayor prioridad. Baraje algunos puntos y asegúrese de tocar los temas de mayor prioridad; otras cosas pueden esperar hasta la próxima reunión. Recuerde que si una reunión se repasa, es probable que se desvíen todas las demás reuniones.

4. Maneje sus reuniones con cuidado

Como mencioné antes, tener una agenda antes de la reunión es una parte esencial para que la reunión con el cliente sea exitosa. Otro consejo en la agenda es tratar de asignar una cierta cantidad de tiempo por tema. Utilizando nuestro ejemplo de contrato por adelantado, digamos que se espera que la reunión dure 60 minutos. Esto es lo que la agenda podría ser:

  • Presentaciones: 5 minutos
  • Historial del cliente/estado actual/visión futura: 30 minutos
  • Preguntas: 10 minutos
  • Nuestras soluciones: 10 minutos
  • Resumen y próximos pasos: 5 minutos

Sepa que siempre hay espacio para moverse, pero tener algunos parámetros ayuda a que la conversación siga y se desarrolle. Cuidado con los “caminos de los conejos”. Esto es cuando alguien en la reunión habla y habla, causando que la discusión se desvíe por las tangentes que no son relevantes para la agenda. En estos casos, se necesita un “estacionamiento”, o una lista de nuevos temas a tratar más tarde.

La creación de un aparcamiento asegura a la persona que planteó el tema que no será olvidado. Si comienzan a aparecer rastros de conejos, asegúrese de usar el estacionamiento.

5. Terminar la reunión con los siguientes pasos y elementos de acción claros

Una reunión exitosa debe terminar con claros pasos a seguir y elementos de acción para los individuos apropiados. Discutir cuándo debe tener lugar la próxima reunión y programarla. Si planea proporcionarle una propuesta al cliente, asegúrese de discutir sus expectativas para recibirla y cuándo la enviará.

Si necesita información adicional de ellos, asegúrese de solicitarla verbalmente. Escríbelo y envía un correo electrónico de información que describa esos elementos de nuevo. Es tu responsabilidad como proveedor de servicios asegurarte de que el cliente se mantenga en el camino correcto y que proporcione cualquier información que necesites para darle el mejor servicio posible.

Conclusión

Hay muchos otros consejos para tener reuniones productivas, pero en nuestra experiencia, si sigues estos cinco consejos para cada reunión, verás resultados positivos y clientes más felices, tanto interna como externamente.

Este artículo apareció originalmente en el blog Boomer Bulletin.