Con la temporada de impuestos terminada por otro año, su tentación inicial puede ser olvidarse de ello y pasar a otros asuntos, pero hay mucho que aprender del período que acaba de atravesar.
Al comenzar a desplegar algunas técnicas críticas hoy, puede asegurarse que la próxima temporada de impuestos será menos dolorosa. Aquí hay cinco estrategias que cada firma de contabilidad debería poner en acción ahora para asegurar que su próxima temporada de impuestos sea mucho más efectiva y eficiente:
1. ¡Haz tu informe de post-temporada ahora!
Un primer paso esencial es tomarse un tiempo con su personal para un informe adecuado. Esto debe hacerse mientras la temporada está fresca en la mente de todos – cada día adicional que pase, la información crítica será olvidada.
Este proceso puede ser tan simple como pedirle a su personal que dedique 20 minutos cada uno a escribir lo que salió bien, lo que no y lo que más les molestó. Usted necesita hacer esto usted mismo también. Luego, reúne a todos para discutir – como un equipo. Se debe dedicar algo de tiempo a quejarse, pero la mayor parte del tiempo se debe dedicar a resolver.
2. Revise y mejore su impuesto principal W ork flow
Su informe de la post-temporada llevará a la mejora del proceso. A partir de la discusión abierta con tu equipo (o contigo mismo), puedes deconstruir los procesos que se utilizaron para servir a tus clientes empresariales e individuales de impuestos.
El trabajo fiscal es predominantemente repetitivo y estacional, lo que significa que sus procesos son su boleto dorado al éxito. La mejora continua de los procesos es su objetivo.
Si necesita ayuda, pruebe esta guía de 10 pasos para la mejora de procesos para contadores, o mire las plantillas de procesos fiscales de otras empresas para obtener algo de inspiración. Es fundamental que involucre a su equipo no sólo en la discusión sino en el desarrollo de sus procesos actualizados.
3. Continúa el trabajo que acabas de F inished
Sólo porque la temporada de impuestos haya terminado, no significa que la relación con tu cliente haya terminado, aunque normalmente los veas sólo una vez al año. Hay tarjetas de agradecimiento, invitaciones a la jornada de puertas abiertas de su empresa, solicitudes de información actualizada, citas para programar antes de la próxima temporada de impuestos, e incluso facturación. Todas estas actividades necesitan ser trazadas, puestas en marcha, y, si es posible, automatizadas para requerir el menor tiempo posible de su equipo.
4. Contrata tu bastón E arlier
Toma tiempo para que la gente nueva aprenda nuevos procesos, nuevos sistemas, y empiece a trabajar en equipo. Los profesionales a menudo desean haber traído antes a sus empleados estacionales y nuevos para que puedan desarrollar un ritmo antes de ser lanzados a la carrera de la temporada de impuestos.
Si sabes que necesitarás a alguien en enero, busca que lo contraten en octubre y que trabajen en noviembre.Esto le permitirá resolver los problemas, abordarlos con éxito, y proporcionar el entrenamiento necesario para que sean una parte crítica de su maquinaria de trabajo de impuestos antes de la embestida.
5. Preparar, probar y aprender el F rom Próximas extensiones
No esperes a hacer todo este trabajo al final de este año. Muchos practicantes han presentado numerosas extensiones para clientes, y septiembre y octubre estarán aquí antes de que te des cuenta.
Use los plazos de la extensión del año fiscal 2016 para prepararse ahora. Use esto para probar los nuevos procesos actualizados que va a poner en marcha. Y continúe trabajando en la mejora para que esté mejor preparado para la prisa del año fiscal 2017.
Pensamientos finales
¿Trabajaron usted y su equipo muchas horas esta temporada de impuestos? ¿Tuvo clientes que se acercaron a usted en marzo, dejándole inseguro si podía completar su trabajo de impuestos a tiempo?
Al tomarse el tiempo ahora para documentar el proceso completo, se crea una situación de trabajo predecible y repetible. Esto te permite entender el volumen que puedes absorber en base al personal y los recursos que tienes. Una vez más, la clave es la mejora continua del proceso.
La temporada anual de impuestos siempre producirá sorpresas que ninguna cantidad de planificación puede evitar. Pero si se tienen en cuenta estas técnicas se asegurará una mejora constante, y cada temporada de impuestos es menos estresante y menos dolorosa que la anterior. Y es esa determinación de mejora constante la que tienen en común las empresas de contabilidad más exitosas.