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5 Consejos esenciales para la comunicación en caso de desastre

Por ejemplo, cada lugar tiene algún tipo de desastre relacionado con el clima que necesita mitigar. Podría ser huracanes, tormentas de nieve, inundaciones, incendios e incluso tornados.

También hay desastres causados por el hombre y otros no relacionados con el clima que podrían afectar significativamente a sus operaciones comerciales, siendo el más apremiante el brote de COVID-19. En resumen, cada negocio necesita tener un equipo de comunicación de desastres y un plan.

5 Consejos esenciales para la comunicación en caso de desastre
5 Consejos esenciales para la comunicación en caso de desastre

El plan tiene dos propósitos principales. En primer lugar, el plan de comunicación de desastres debe adaptarse al tipo específico de desastre. Hay pasos muy diferentes que se necesitan para otros tipos de desastres.

El segundo propósito de un plan de comunicaciones en caso de desastre es la parte de comunicación. Es posible que la estrategia de comunicación se aplique en más de una emergencia.

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Aquí hay cinco cosas a considerar cuando se crea un equipo de comunicación de desastres y se planifica para su organización.

1. No adjunte responsabilidades de emergencia a los títulos de los puestos

Las emergencias son situaciones fuera de lo común. Las organizaciones necesitan considerar al individuo – tanto a nivel personal como emocional – antes de hacerlos responsables de las comunicaciones de los desastres. Un gerente superior podría tener un miembro de la familia que necesita cuidar.

No es justo hacer que los empleados escojan entre su familia y la organización. Antes de asignar un empleado al equipo de comunicaciones de desastres, asegúrese de que está de acuerdo.

2. Entrena a todos los miembros del Equipo de Comunicaciones de Desastres

El equipo necesita ser capaz de trabajar en conjunto bajo condiciones altamente estresantes. Necesitan ser capaces de resolver problemas, colaborar y tomar decisiones como grupo. El equipo también necesitará entrenamiento en medios de comunicación y relaciones públicas. Los desastres atraen a los medios, pero no asuma que eso es algo malo.

Los medios de comunicación podrían aparecer para preguntar sobre alguna gran cosa que los empleados están haciendo durante el desastre. Dale a tu equipo las herramientas para que se sienta cómodo hablando con los medios.

3. Hablar de los desastres a tiempo y a menudo

Algunos desastres llegan sin previo aviso, pero muchos nos avisan con antelación. No espere hasta el último minuto para activar el equipo de su organización. Esto no sólo puede ser útil para la planificación, sino que permite a los miembros del equipo ocuparse de sus asuntos personales con antelación.

Puede haber momentos en los que una amenaza potencial no se materialice, lo cual es algo bueno. Sin embargo, no pierdas la oportunidad de que el equipo se informe sobre lo que salió bien y lo que podrían hacer diferente la próxima vez.

4. Desarrollar un árbol de comunicaciones para los empleados

Algunas organizaciones pueden simplemente cerrar sus operaciones y enviar a sus empleados a casa para que cuiden de sus familias. Otras pueden necesitar mantener un pequeño grupo en el lugar. Las organizaciones necesitan establecer una forma para que los empleados sepan si deben venir a trabajar.

Por otro lado, las organizaciones necesitan saber si un empleado es capaz de viajar con seguridad a su lugar de trabajo. La buena noticia es que la tecnología ha hecho la tarea de la comunicación mucho más fácil.

El inconveniente es que incluso la tecnología es susceptible a los desastres naturales. Las organizaciones deben pensar en las comunicaciones cuando los sistemas telefónicos están caídos o cuando los empleados no tienen acceso a Internet.

5. Incorporar las comunicaciones en caso de desastre en las reuniones de a bordo y de equipo

La seguridad y el bienestar de los empleados deben estar arraigados en su cultura organizativa. Hable sobre la seguridad y las comunicaciones en caso de desastre durante la orientación y el embarque. Los gerentes deben hablar de la seguridad y la preparación para desastres durante las reuniones de equipo.

Parte de lo que hace que los desastres sean tan estresantes es que no hablamos de ellos hasta que es absolutamente necesario. Aunque no hay necesidad de ser alarmista, está bien enviar el mensaje de que la organización tiene un equipo y un plan, y que la seguridad de los empleados y clientes es su prioridad número uno.

Tener un equipo y un plan de comunicaciones de desastres no es sólo un “agradable de tener” – es una parte necesaria de la operación de un negocio. Cuando se hace correctamente, la organización no sólo cuida de sus empleados sino que protege su futuro.

No dejes que tu plan se llene de polvo ni permitas que tu equipo se desocupe. Incluso si sólo haces una revisión de 10 minutos una vez al trimestre, mantén la seguridad en mente.

Esta historia fue originalmente publicada en SPARK, un blog diseñado para ti y tu gente por ADP®

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