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4 pasos para asombrosos proyectos de conversión

Las conversiones de una plataforma de contabilidad a otra son inevitables en nuestra profesión y pueden ser una oportunidad o una molestia.

Los rápidos cambios en la tecnología están ocurriendo a nuestro alrededor, y los contadores necesitan adaptarse o quedarse atrás. Puedo decir que una parte significativa de nuestro negocio a lo largo de los años ha sido convertir las empresas de las soluciones de escritorio de QuickBooks a la plataforma de contabilidad en la nube de Xero.

4 pasos para asombrosos proyectos de conversión
4 pasos para asombrosos proyectos de conversión

¿Por qué ha sido una gran parte de nuestro negocio? La respuesta es simple: Porque su anterior contable no quería hacerlo. Querían seguir con los sistemas que conocen en lugar de los sistemas que sus clientes quieren usar. Es así de simple.

Ya sea que su cliente o prospecto quiera convertir todo su sistema de contabilidad o una de las aplicaciones utilizadas en su flujo de trabajo a otro, cuanto más esté usted ahí para apoyarlos, más valorarán su relación con usted.

En Basis 365 Accounting, vemos cada conversión como una oportunidad para sorprender a nuestros clientes actuales y nuevos. Nuestra capacidad de proporcionar una experiencia sin dolor y de centrarnos en lo genial que será el nuevo proceso o flujo de trabajo les anima a seguir mirando hacia el futuro.

Además, seguimos cuatro simples pasos para que cada conversión sea perfecta:

  1. Contratar a un especialista

Tenemos una persona a tiempo completo que se encarga de casi todas las conversiones. Tener una persona dedicada ayuda a asegurar la consistencia en todos los proyectos y mantiene a su equipo de contabilidad libre para seguir haciendo lo que mejor saben hacer: entregar la información financiera a tiempo y con precisión.

El objetivo principal del especialista en conversión debe ser hacer que la experiencia sea lo menos dolorosa posible. Esto significa que deben tener grandes habilidades de comunicación y organización. Encontrar a alguien que sea experto en tecnología no siempre equivale a un gran especialista.

Si no puedes contratar a una persona a tiempo completo, mira a tu equipo e intenta encontrar a un individuo que ame la tecnología pero que también haga las cosas. Si no tienes a esta persona, entonces busca una compañía asociada que se especialice en este tipo de proyectos. Utilizamos un socio australiano para algunas implementaciones desde el principio, lo que nos permite tener la solución adecuada para esos clientes sin tener los conocimientos profundos necesarios en la empresa.

En general, esta persona debe ser paciente y estar centrada en la finalización con éxito del proyecto. A muchas personas conocedoras de la tecnología les encanta hacer chapuzas, pero pueden tener dificultades para llevar a cabo el proyecto hasta su finalización. En el peor de los casos, se consigue el 90 por ciento del camino y luego se lucha por terminar ese 10 por ciento final. La buena voluntad de tu cliente pasará de un 10 a 0 rápidamente si dejas que se arrastre. Terminar a tiempo y con éxito es crítico, lo que lleva al siguiente punto.

  1. Alcanza el proyecto

Concéntrate en el objetivo final: Por qué estás haciendo lo que estás haciendo. ¿Tu cliente se está convirtiendo para llegar a la nube? ¿Por qué? ¿Se están convirtiendo para poder escalar? ¿Por qué? Piensa en cómo se ve el éxito.

Además, identifica a los jugadores clave, establece roles claros y traza una línea de tiempo con la compra de tu cliente. ¿De quién obtendrá los datos? ¿Quién la verificará? ¿Qué limitaciones puede haber para que usted obtenga lo que necesita y se asegure de que sea exacto?

Escriba un plan que responda a estas preguntas, establezca las expectativas de comunicación, esboce los plazos para usted y su cliente e incluya el tiempo de entrenamiento. No hagas suposiciones. La comunicación es crítica para una experiencia positiva de ambas partes.

  1. Fase, si es necesario

Hay situaciones en las que se puede imaginar una increíble solución de contabilidad multi-aplicaciones para un cliente. Antes de que saltes a la parte más profunda, detente y piensa en tu equipo: ¿Serán capaces de hacer todo eso y sorprender a tu cliente? Por su parte, ¿tu cliente va a ser capaz de cumplir con su parte? Si no es así, considere la posibilidad de una fase. Implementar una aplicación a la vez contra tres o cinco a la vez. Este enfoque puede mejorar significativamente sus historias de éxito con empresas que no están preparadas para un cambio simultáneo significativo.

Recuerda, esta experiencia es una oportunidad. Meterse en las trincheras con tu cliente puede crear un vínculo que perdura. Alternativamente, si muerdes demasiado, puedes salir al otro lado con un cliente menos que antes. Controla el proceso para que tu proyecto de conversión sea un éxito y tu cliente delate lo que ambos habéis logrado.

  1. Utiliza las herramientas adecuadas

Como mencioné anteriormente, la finalización y la comunicación del proyecto a tiempo son fundamentales. Para facilitar esto, utilizamos una aplicación de gestión de proyectos llamada Redbooth, en la que se invita a un cliente a ayudar a asegurar que todos puedan ver lo que se está haciendo y lo que sigue. Los clientes se frustran cuando no saben dónde están en el proceso y adónde van. Esto les ayuda a visualizar el “dónde”.

Encuentra herramientas que te ayuden a tener éxito. Por ejemplo, Xero tiene un servicio de conversión de QuickBooks que nos lleva casi todo el camino gratis. Se necesita un trabajo de pre y post conversión, pero han construido una herramienta para apoyarnos. Averigua qué herramientas existen de las aplicaciones a las que estás convirtiendo y de las que ya existen antes de empezar. Consulte en el mercado otros proveedores de conversión de datos que pueden haber construido un middleware que puede ayudar a facilitar la conversión. Intente evitar exportar hojas de cálculo masivas, manipularlas manualmente y luego importarlas.

A la mayoría de la gente le encanta comprar cosas. Es emocionante ponerse al volante de ese nuevo coche o encender ese nuevo smartphone.

Sus clientes se sienten de la misma manera cuando decidieron cambiar a un nuevo sistema. Están esperando los beneficios que la nueva solución les traerá. Tu trabajo es mantener esa emoción durante todo el proceso de conversión. Seguir estos pasos te ayudará a entregar esa experiencia.