¿Está familiarizado con las microempresas como un segmento de negocio viable y como una mina de oro de clientes potenciales con sus diferencias distintivas en cuanto a ingresos, alcance geográfico y dónde venden los productos?
Según el Banco de la Pequeña Empresa, las microempresas tienen un propietario y hasta cinco empleados adicionales. Eso es ciertamente pequeño, pero de ninguna manera insignificante; el impacto real de este grupo entra en el foco de atención cuando se trata del impacto en la economía: ¡92 por ciento de todas las empresas de los Estados Unidos son consideradas microempresas!
La Asociación Nacional de Pequeñas Empresas (NSBA) informa que el cumplimiento de los impuestos es uno de los principales problemas a los que se enfrentan las pequeñas empresas; de hecho, una de cada tres pequeñas empresas informan que dedican más de 80 horas al año al cumplimiento de los impuestos sobre las ventas.
Claro que las pequeñas empresas son primos del país de las microempresas, pero su tamaño no disminuye la carga del cumplimiento. Los propietarios de microempresas a menudo se ven presionados por el tiempo y los recursos porque quieren concentrarse en el desarrollo de sus empresas en lugar de ocuparse de los asuntos administrativos.
De hecho, las microempresas tienen en realidad un mayor riesgo de cumplimiento que las pequeñas empresas porque normalmente tienen una mayor proporción de ventas por Internet y no tienen presupuesto para software que ayude a gestionar las ventas, el CRM o incluso el envío.
Aquí está cómo evaluar y mejorar el cumplimiento de los impuestos de venta de sus clientes actuales o potenciales de microempresas:
1. Entender los requisitos de cada estado
Comience por definir los requisitos de nexo de los estados con los que sus clientes hacen negocios actualmente y determine cuál es su proceso actual para determinar y cobrar el impuesto sobre las ventas. ¿Hay lagunas?
A continuación, evalúe los requisitos de nexo para los estados con los que su cliente puede empezar a hacer negocios, determinados por sus esfuerzos de publicidad o marketing, y la ubicación de los visitantes del sitio web (disponible a través de Google Analytics). Incluso si sus clientes cumplen actualmente con los requisitos, es posible que no dispongan de un sistema para garantizar el cumplimiento de territorios adicionales.
Tome nota en particular del umbral de nexo para cada jurisdicción fiscal. Es importante no solicitar una licencia de impuesto de ventas local demasiado pronto porque puede resultar en una pérdida de tiempo en la presentación de declaraciones de 0 dólares más tarde.
Ayude a su cliente a entender cuál es la definición de cada estado de una «cantidad material» de ventas, garantizando la solicitud de una licencia fiscal estatal y local. Tenga en cuenta las ambiciones de expansión del negocio o las actividades de marketing de su cliente; solicitar una licencia demasiado tarde aumentará el riesgo de impuestos atrasados y multas.
Los contadores también deben ayudar a sus clientes de microempresas a comprender lo que puede desencadenar un nexo en un estado. A medida que una microempresa crece o expande sus operaciones, debe ser consciente de las implicaciones de los impuestos sobre las ventas, al igual que usted, ya que estará asegurando su cumplimiento. Los almacenes (incluidos los de Amazon), las empresas afiliadas (incluidas las filiales que hacen clic o las remisiones en línea), los empleados remotos, el inventario o la entrega de envíos de un tercer vendedor en otro estado pueden desencadenar la conexión.
2. Implicaciones del impuesto sobre las ventas de cómo y qué bienes se venden
Es importante hacer un balance de los bienes y/o servicios que sus clientes de microempresas venden y cómo los venden. Se sorprendería de algunas de las distinciones de impuestos de venta en los libros. En algunos estados, por ejemplo, los requisitos del impuesto sobre las ventas difieren si la comida se sirve en una bolsa para llevar o en un plato.
La recaudación del impuesto sobre las ventas también puede diferir si los zapatos se consideran de «uso cotidiano» o zapatos de fantasía. Ayude a sus clientes a comprender cómo las definiciones oficiales de los bienes y servicios pertinentes pueden afectar a sus obligaciones en materia de impuestos sobre las ventas. Se pueden adoptar medidas apropiadas para reducir al mínimo los requisitos del impuesto sobre las ventas, como vender seis o más donas a la vez, no menos.
3. Comprobaciones de cumplimiento
Los propietarios de microempresas suelen tener horarios agitados, una sobrecarga de responsabilidades y poco personal. Según la misma encuesta de la NSBA, el 65 por ciento de los propietarios de microempresas y pequeñas empresas dijeron que el cumplimiento de los impuestos sobre las ventas tiene un impacto significativo en la operación diaria de su negocio.
Habida cuenta de los recursos limitados y de la carga conocida del cumplimiento, los contadores deberían sugerir varias comprobaciones del cumplimiento a lo largo del año. Esto evitará que cualquier problema se intensifique o pase desapercibido durante demasiado tiempo.
Las comprobaciones de cumplimiento también brindarán a los contadores la oportunidad de sugerir el enfoque adecuado o el cambio de procedimiento comercial para hacer frente a las necesidades cambiantes de los impuestos sobre las ventas, como la contratación de personal adicional, la compra de los programas informáticos necesarios o la negociación de tarifas más favorables con los vendedores o expedidores a medida que aumente el volumen. Por último, las comprobaciones de cumplimiento presentarán una oportunidad para examinar cualquier cambio reciente en los requisitos fiscales de las áreas en las que sus clientes hacen negocios.
4. Evaluar las opciones de automatización
La manera más eficiente de asegurar que sus clientes de microempresas cumplan con los impuestos de venta es aprovechar el software con características automatizadas basadas en la nube para aplicar automáticamente el impuesto de venta correcto basado en los bienes comprados y en la ubicación de envío del cliente. Con más de 11.000 jurisdicciones de impuestos de ventas en los Estados Unidos, rastrear manualmente la ubicación de las ventas de sus clientes puede ser más problemático de lo que vale.
El aumento repentino de sus ventas podría significar una costosa multa por incumplimiento. La automatización de la recaudación y el envío de impuestos sobre las ventas reduce los errores humanos y la falta de recaudación de impuestos sobre las ventas, problemas que frecuentemente asolan a las microempresas.
Determine sus opciones
Muchos contadores podrían descartar a las microempresas como una fuente de ingresos viable y continua, pero recuerden que los propietarios de microempresas siguen siendo propietarios de negocios que necesitan su ayuda y orientación no sólo para seguir cumpliendo con sus obligaciones, sino también para tener éxito en sus preocupaciones contables y fiscales.
Si aún no tienes clientes de microempresas, quizás deberías fijarte una meta para el Año Nuevo y encontrar formas de llegar y encontrarlos. Recuerde, ellos lo necesitan tanto como usted los necesita a ellos.