Las opciones de trabajo a distancia se han convertido en un beneficio emergente para que las empresas de contadores públicos atraigan y retengan nuevos talentos.
Esto no es una sorpresa, dado el creciente número de personas que desean esta oportunidad. Según el informe State of the American Workplace de Gallup, el 43 por ciento de los estadounidenses dijeron que pasaron al menos algún tiempo trabajando a distancia en 2017, en comparación con el 39 por ciento en 2012.
El problema, desde el punto de vista de la gestión de riesgos, es el menor control. Dado que la mayoría de las violaciones de la seguridad de los datos se deben a errores de los empleados, el trabajo a distancia añade otra capa de riesgo a la seguridad y la reputación de la empresa CPA.
Toda empresa de contadores públicos debe tener una política de trabajo a distancia, incluso si el trabajo en casa es todavía poco frecuente. Saber dónde están trabajando los empleados clave si se produce una violación de datos o una actividad fraudulenta es importante cuando se investiga una reclamación de responsabilidad profesional. También importa cómo se redactó la póliza y si se cumplió.
Aquí hay algunas áreas clave para actualizar en su política de trabajo a distancia y revisar con cualquier profesional que tenga la opción de trabajar desde casa, incluso ocasionalmente.
1. Gestión de dispositivos
Si el empleado utiliza equipos de la empresa, desde ordenadores portátiles hasta teléfonos inteligentes u otros dispositivos como tabletas, asegúrese de que las pólizas de seguro de la empresa cubran los equipos alojados fuera de la empresa o, si procede, que viajen entre la oficina y la ubicación remota del trabajador a distancia. La política de trabajo a distancia debe ofrecer directrices para el uso, almacenamiento y transporte de los equipos de propiedad de la empresa o alquilados.
Si el empleado usa su propio equipo, investigue e incluya un lenguaje sobre la protección de seguro requerida. Asegúrese de que el equipo tenga instalado el malware, el antivirus y los procesos de seguridad adecuados, como una contraseña fuerte que se cambie regularmente.
La política de control a distancia debe estipular los tipos de programas informáticos que se instalarán y exigir que se mantengan actualizados y funcionen correctamente y que se disponga de una protección adecuada con contraseña.
Revisar el lenguaje de la política de trabajo a distancia que aclara los derechos y el uso del equipo. Asegurarse de que el trabajador a distancia entienda y esté de acuerdo en que el equipo de la empresa debe utilizarse exclusivamente para el trabajo y que debe negar el acceso a los no empleados (por ejemplo, a los miembros de la familia).
2. Acceso a la red
Uno de los riesgos de la flexibilidad del trabajo a distancia es la propia flexibilidad. Si los empleados pueden trabajar a distancia, pueden elegir trabajar desde una cafetería u otro espacio público. Los sistemas Wi-Fi rara vez son seguros en estos lugares, lo que permite a otros acceder y ver datos sensibles electrónicamente. Además, la información en la pantalla de un empleado puede ser vista.
Las políticas de trabajo a distancia deben especificar los lugares en los que se permite trabajar y los que no. Los procesos para acceder, cargar, almacenar y hacer copias de seguridad de los archivos deben actualizarse en su política a medida que se actualiza o cambia la tecnología.
3. Riesgos Físicos
Aunque cada vez más empresas de contadores públicos se están pasando a la tecnología sin papel, puede que todavía haya algunos archivos o notas en papel que se guardan en la oficina remota del empleado. Las políticas deben aclarar cómo gestionar, archivar y eliminar los datos físicos sensibles.
Además, la política también puede requerir un espacio de trabajo seguro, que podría definirse como cerrar con llave los cajones del gabinete o tener una oficina con una cerradura en la puerta y otros elementos físicos seguros, incluido, tal vez, un sistema de seguridad en el hogar.
4. Comunicación
Dado que los trabajadores a distancia suelen comunicarse por correo electrónico o por algún tipo de aplicación de comunicación o software de nube, la política sobre trabajadores a distancia debería actualizarse para reflejar el almacenamiento y la recuperación de datos digitales actuales, como exige la ley. También ayuda a definir las características de la comunicación profesional, incluso cuando se trabaja a distancia.
Los empleados deben ser entrenados en la comunicación adecuada y sólo asumir que cualquier cosa que escriban en el curso de sus deberes profesionales podría ser ingresado como evidencia en una demanda de responsabilidad. Ofrecer una opción de trabajo a distancia difumina aún más la línea entre lo profesional y lo personal. Tenga cuidado en lugar de arrepentirse.
Artículos relacionados
Cómo puedes usar Facebook para aumentar el negocio
Cómo mejorar la orientación y el abordaje