Aunque hay un día extra en la temporada de este año, eso probablemente no detendrá a esos tensos clientes del tiempo de impuestos preocupados por todo, desde el cumplimiento de los plazos de presentación hasta la anticipación ansiosa de la llegada de sus reembolsos.
Aunque no puedes controlar necesariamente cómo se sienten tus clientes, hay algunas tácticas que puedes tomar para mantenerlos tranquilos durante este periodo de tiempo. Use estas cuatro estrategias para mantener a sus clientes, y a usted mismo, calmados en esta temporada de impuestos:
1. Usar la tecnología de nubes para mantenerse organizado
Los estados de ánimo pueden ser sorprendentemente contagiosos. Si estás tranquilo, calmado y sereno, es probable que tu disposición se refleje en tus clientes. El uso de la tecnología de colaboración en la nube para mantenerse organizado puede ayudar a aliviar la ansiedad de sus clientes sobre la situación financiera.
Puede aprovechar las herramientas de almacenamiento y recopilación de documentos en la nube para mantenerse organizado y acelerar su flujo de trabajo. Hacerlo puede ser mucho más seguro que los métodos tradicionales de archivado.
Dropbox y Google Drive son ideales para almacenar y compartir rápidamente archivos con sus clientes y personal. Todos hemos tenido clientes que han aparecido con varios recipientes llenos de recibos y otros documentos financieros.
Desde la ampliamente utilizada caja de zapatos hasta la desafortunada historia real de un cliente que llega a la oficina de su contador con una caja de arena para gatos que contiene recibos, se puede minimizar este tipo de instancias encendiéndolas con herramientas móviles como Hubdoc. El usuario toma una foto de los documentos necesarios y los datos se recogen automáticamente, se importan a su plataforma de contabilidad en la nube y se codifican. Tienes las herramientas para facilitar el tiempo de pago de impuestos; es sólo cuestión de seleccionar cuáles son las mejores para ti y tus clientes.
2. Tener la discusión de los honorarios por adelantado
Antes de emprender el trabajo, hable con sus clientes sobre cómo pueden pagar por sus servicios, aproximadamente cuánto pueden esperar pagar y en qué fecha. Ayudándoles a saber qué esperar, no se sorprenderán con la factura al final del compromiso.
Después de que la temporada de impuestos termine, es importante dejar el trabajo y pensar en recompensarse con unas muy necesarias vacaciones. Lo último que quieres tener en mente son las facturas pendientes de los clientes.
Considere la posibilidad de tomar una tarjeta de crédito por adelantado para su archivo y permítales utilizarla para el pago – incluso puede que les guste pagar con el tiempo. Es mucho más fácil tener la conversación sobre el pago al principio que al final.
Utilice el final de la temporada de impuestos como una oportunidad para comenzar una relación continua con su cliente para el próximo año. Discuta con su cliente un plan de cuotas mensuales que puede incluir sus impuestos anuales, además de la contabilidad mensual o una revisión de sus finanzas, para que se mantengan en el camino del año y su próxima temporada de impuestos pueda ser más fácil.
3. Comunicación clara en todo
Durante la temporada de impuestos, sus clientes sólo quieren estar al tanto. Es más difícil estar al tanto de tu bandeja de entrada en esta época del año, pero trata de mantener esas líneas de comunicación tan abiertas como sea posible.
Si tiene el ancho de banda, considere ofrecer chequeos mensuales o semanales además de sus servicios de preparación de impuestos para que puedan estar informados de cómo está viajando su regreso. Las citas en persona no son del todo necesarias aquí – pruebe las conferencias virtuales a través de Google Hangouts o incluso hágase más disponible en los servicios de mensajería instantánea como Slack.
Su sitio web y los perfiles de los medios sociales pueden ser un gran recurso para sus clientes durante la temporada de impuestos si se toma el tiempo para publicar el contenido. Mantén a los clientes informados sobre los plazos de impuestos importantes para la presentación y las extensiones y cualquier nuevo requisito o ley.
Considere los correos automáticos como una opción, también. Como un bono, el envío de este tipo de contenido ayudará a construir la autoridad y la reputación de su empresa, incluso puede atraer a algunos nuevos clientes.
4. Asegúrate de que sepan que te preocupas
Al final del día, todo el mundo es humano – y reforzando su compromiso con sus clientes en la época de los impuestos los verá volver no sólo la próxima temporada de impuestos, sino durante todo el año. Comunicarse claramente con ellos y calmar cualquiera de sus miedos es útil aquí. Refuerce su compromiso con ellos como cliente, y manténgase en contacto con ellos durante y después de la temporada de impuestos. Aquí hay una oportunidad de añadir valor y solidificar su estatus como su asesor de confianza, yendo más allá de la mera presentación de impuestos.
Una vez que el trabajo esté completo, tómese el tiempo para educar a sus clientes sobre cómo pueden aprovechar mejor los beneficios fiscales el próximo año. Sea proactivo: ayúdeles a elaborar un presupuesto para sobrevivir y prosperar durante el año siguiente, además de proporcionarles otros valiosos consejos financieros. Mientras los tenga, consiga un compromiso de citas trimestrales en sus calendarios para que pueda continuar hablándoles sobre lo que necesitan hacer para tener éxito no sólo en la época de los impuestos, sino durante todo el año.
Cada temporada de impuestos tiene el potencial de ser mejor cada año.Al ser organizada y mantener a sus clientes tranquilos, esta podría ser la mejor hasta ahora.