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4 dificultades comunes en el seguimiento de los gastos – y cómo evitarlas en esta temporada de impuestos

Cuando se trata de reunir registros comerciales para reclamar deducciones comerciales, la idea de clasificar los recibos de gastos y de “minar” las deducciones nos convierte a todos en aplazadores.

Pero el seguimiento de la deducción adecuada durante el año no es tan difícil como se podría pensar. Evitar estos cuatro escollos comunes le ayudará a prepararse mejor y a tener menos estrés en el momento de la declaración de impuestos.

4 dificultades comunes en el seguimiento de los gastos – y cómo evitarlas en esta temporada de impuestos
4 dificultades comunes en el seguimiento de los gastos – y cómo evitarlas en esta temporada de impuestos

1. Teniendo un registro de kilometraje incompleto: Uno de los conceptos erróneos más comunes en el seguimiento del kilometraje es que tienes que anotar tu odómetro inicial y final cada vez que entres y salgas de tu coche para completar un registro de kilometraje de negocios. La verdad es que un odómetro final a finales de diciembre, que se convierte en el odómetro inicial para el comienzo del nuevo año fiscal, es todo lo que necesitas. De esa manera, sabes el total de millas que has conducido durante el año. Con eso, tu registro de kilometraje comercial sólo necesita las siguientes tres cosas para cada entrada:

  • Fecha
  • Millas recorridas
  • Descripción del propósito del negocio

2. Guardando los recibos: Guardar el recibo o no guardarlo, esa es la cuestión. La regla oficial es que no se necesita un recibo a menos que el gasto sea superior a 75 dólares, o sea para el alojamiento. Pero eso no lo cubre todo. Hay otras dos circunstancias en las que se recomienda un recibo detallado sin importar el valor en dólares:

  • Cuando pague los artículos deducibles con dinero en efectivo
  • Cuando el gasto no es obvio

Por ejemplo, si se compra material de oficina en una farmacia, se necesitaría un recibo detallado para comprobar que los artículos comprados no son personales. Por otro lado, un recibo de una compra con tarjeta de crédito de “Sólo tarjetas de visita con descuento” por 36 dólares no sería necesario para probar la deducción.

3. Olvidando registrar el propósito del negocio: El elemento más importante de un registro adecuado es documentar el propósito del negocio para la deducción que está reclamando. Puede ser tan simple como escribir en el recibo el nombre de la persona a la que ha invitado a almorzar y lo que ha discutido para justificar una deducción por comida, o una nota en su calendario para documentar el propósito comercial de una reunión para la que ha reclamado millas comerciales deducibles. De cualquier manera, los gastos comerciales deducibles deben tener un propósito comercial legítimo, y eso debe ser documentado.

4. No “envolver” cada semana: La forma más simple de evitar el estrés de última hora de reunir su información es establecer una hora fija cada semana para “envolver” los registros detallados de esa semana. Tomarse 10 minutos a la semana mientras los detalles aún están frescos en su mente le ahorrará horas de frustración y estrés innecesario en la época de los impuestos. No sólo eso, lo más probable es que tengas más deducciones de las que tendrías de otra manera, ahorrando así más en impuestos.

Sea cual sea el sistema que use, haga su vida más fácil en el momento de los impuestos documentando las deducciones de su negocio sobre la marcha en lugar de revolverse después de que termine el año.

Sobre el autor:

William Olsen, contador público, es cofundador y vicepresidente de desarrollo de productos de Orem, Deductr, con sede en Utah, un desarrollador de software de seguimiento de gastos para propietarios de pequeñas empresas.