Las estrategias de maniobras fiscales perturbadoras, como las inversiones y los precios de transferencia internacional, dominan la conversación sobre las decisiones de impuestos corporativos. Sin embargo, estas opciones de alto riesgo no son la única forma efectiva de reducir la tasa impositiva efectiva de su organización. Muchas empresas pierden oportunidades fundamentales de ahorro de impuestos debido a la falta de inversión en una plataforma tecnológica fiscal de vanguardia o incluso actual.
A pesar de que la tecnología ha crecido para jugar un papel prominente en el mundo de los impuestos corporativos de hoy en día, sigue habiendo una desconexión entre las necesidades del departamento de impuestos y las herramientas tecnológicas disponibles para ellos. Esta brecha tiene muchas causas, siendo la más flagrante la exclusión de los líderes fiscales del proceso de selección e implementación del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Esta exclusión de las iniciativas de software de toda la empresa no sólo impide que el departamento tributario comparta sus conocimientos, preocupaciones y experiencia en materia de cumplimiento, sino que también refuerza los procesos disfuncionales y aumenta el riesgo empresarial.
Los impuestos requieren una consideración especial al evaluar las opciones de tecnología debido tanto a la complejidad de las reglamentaciones fiscales (y los atributos asociados) como al hecho de que las reglamentaciones cambian con el tiempo. Un software tributario robusto que satisfaga las necesidades del departamento tributario puede, en última instancia, reducir los riesgos de cumplimiento, aumentar la productividad y aumentar la cohesión en toda la organización, lo que, en última instancia, puede aumentar los beneficios y reducir el riesgo.
He aquí cuatro cosas que las organizaciones deberían considerar durante su proceso de implementación de software fiscal.
1. Empieza con los profesionales de los impuestos. Con demasiada frecuencia, los primeros tratos que tienen los profesionales de los impuestos con un nuevo sistema de software es tarde en el proceso de despliegue. Incluso en el caso de las aplicaciones que soportan la función fiscal, como los sistemas de contabilidad general, el departamento fiscal no suele participar hasta la fase de implementación, mucho después de que se hayan establecido los requisitos. Desafortunadamente, esto elimina del proceso de diseño a los profesionales que realmente utilizan estos programas para realizar sus funciones laborales. Estos usuarios proporcionan una visión crítica de las necesidades del sistema fiscal de la empresa.
Involucrar al departamento de impuestos al principio del proceso tecnológico evita sorpresas desagradables y asegura un despliegue más suave y oportuno. Los profesionales de los impuestos deben expresar sus necesidades y puntos de vista al principio del proyecto. Al convertirse en partes interesadas clave durante las fases de planificación, los profesionales de los impuestos pueden ayudar a evitar el retroceso con el departamento de TI durante la implementación.
La apertura del proceso de planificación también permitirá a los empleados de Hacienda comprender y prepararse para el despliegue, lo que en última instancia ayuda a reducir la fricción durante y después del despliegue. Sin embargo, debido a la complejidad e importancia del software fiscal y contable, las empresas deberían tener algo más que la aceptación del proyecto de la plataforma ERP por parte de los informáticos.
2. Poner fin a los malos procesos. A menudo, la implementación de sistemas empresariales se centra únicamente en la automatización de los procesos existentes en lugar de si esos procesos están realmente sirviendo a su propósito. Este enfoque suele dar lugar a que los sistemas de planificación de los recursos institucionales automaticen procesos rotos o disfuncionales, lo que sólo agrava los problemas existentes. En lugar de ello, las empresas deberían dirigir su atención a abordar la brecha entre el departamento fiscal y la tecnología de la que depende. Los profesionales de la fiscalidad deberían examinar cuidadosamente sus procesos actuales para detectar posibles mejoras tecnológicas antes de automatizar los procesos existentes.
También es importante señalar que es mucho más difícil y costoso hacer cambios en los sistemas fiscales y contables después de que se hayan desplegado. Para garantizar una configuración de sistema sólida y sensible a los impuestos, es esencial proporcionar a los profesionales de la fiscalidad el tiempo suficiente para revisar adecuadamente el proyecto antes de su implementación. El examen adecuado garantizará que la organización pueda identificar de antemano las necesidades y deficiencias críticas del sistema, así como ahorrar tiempo y dinero a la organización.
3. Tengan en cuenta la gestión de riesgos. Los ejecutivos también deben considerar la tecnología no sólo como una herramienta sino como parte de una estrategia más amplia de gestión de riesgos. Cada paso del proceso de aplicación del sistema puede plantear riesgos significativos si no se maneja adecuadamente. Por ejemplo, un cálculo automatizado chapucero o la falta de un campo de activos puede causar un enorme daño a los resultados y la reputación de una empresa si no se controla.
El potencial de esos riesgos explica la popularidad y el valor de las soluciones gestionadas. Estas soluciones están diseñadas y actualizadas para satisfacer las últimas exigencias normativas y mitigar el incumplimiento y sus correspondientes sanciones. Tradicionalmente, el mantenimiento del sistema fiscal interno requiere mucho tiempo y depende de un pequeño grupo de expertos que entiendan la tecnología. Sin embargo, las plataformas fiscales gestionadas tienen el beneficio del mantenimiento por parte de terceros y también permiten una funcionalidad personalizada que satisface las necesidades del departamento fiscal interno.
4. Hagan un esfuerzo conjunto. Las brechas tecnológicas entre el departamento de impuestos de su organización y su software a la larga disminuyen la productividad, presentan riesgos de cumplimiento y aumentan los costos de mantenimiento e implementación. A menudo, estos problemas se producen porque los profesionales de los impuestos fueron excluidos del proceso y no se dio suficiente tiempo para el alcance de la plataforma y la planificación de las características.
Para abordar estas cuestiones, las organizaciones deberían considerar el despliegue de programas informáticos como parte de una estrategia permanente de gestión de riesgos que pueda eliminar errores costosos. Cuando las organizaciones involucran al departamento de impuestos, pueden implementar software que aumente la productividad y reduzca la posibilidad de error. Al final, estos esfuerzos pueden ser igualmente beneficiosos pero mucho menos problemáticos que la realización de maniobras fiscales perturbadoras.
Sobre el autor:
Dean Sonderegger es el director ejecutivo de gestión de productos del segmento de software de Bloomberg BNA. Bloomberg BNA es una subsidiaria de propiedad absoluta de Bloomberg, una fuente líder de información legal, regulatoria y de negocios para profesionales. Dean tiene más de 20 años de experiencia en el desarrollo y la entrega de soluciones de software de impuestos y contabilidad, con un enfoque específico en clientes de grandes empresas.