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4 consejos para una programación más inteligente en esta temporada de impuestos

Durante una agitada temporada de impuestos, cualquier tiempo fuera de la contabilidad real puede ser problemático, y esto es especialmente cierto cuando se programan los clientes.

Las continuas etiquetas telefónicas y las laboriosas cadenas de correo electrónico pueden llevar horas de trabajo hasta la fecha límite del 18 de abril para la presentación del impuesto sobre la renta. Pero siguiendo estos cuatro consejos, los contadores públicos pueden dedicar estas horas perdidas a la presentación de declaraciones y establecerse para mejorar las relaciones con los clientes en los años venideros:

4 consejos para una programación más inteligente en esta temporada de impuestos
4 consejos para una programación más inteligente en esta temporada de impuestos

1. Coordinar la entrega y recogida de documentos con la reserva de citas en línea. Dada la asequibilidad y disponibilidad del software SaaS de reserva de citas para su sitio y páginas sociales, no hay razón para no dejar que sus clientes reserven citas en línea durante la temporada alta. Es fácil y conveniente, permitiéndole aceptar reservas a cualquier hora del día, incluso cuando está trabajando con otros clientes.

Se sorprenderá de cuánto menos tiempo pasa enviando correos electrónicos o devolviendo el correo de voz, y la reserva de citas en línea puede evitar la postergación por parte de su cliente, permitiéndole llegar antes al trabajo. Usar un boletín electrónico o un correo electrónico masivo para anunciar la disponibilidad de la reservación en línea de citas para la preparación de impuestos puede recordar a los clientes su responsabilidad de presentar y animarlos a tomar medidas a principios de la temporada.

2. Evite las ausencias y haga sus reuniones más eficientes con recordatorios automáticos. En lugar de enviar un correo electrónico a cada cliente individualmente con una lista de la documentación necesaria y perder mucho tiempo gestionando correos electrónicos, puede automatizar las notificaciones personalizadas a través de correo electrónico y mensaje de texto cuando se hace una nueva cita en línea. Asegurarse de que su cliente venga preparado con toda la información y documentos necesarios es clave para tener una reunión productiva y mantener su agenda de trabajo.

También puede enviar un recordatorio a su cliente un par de días antes de la reunión, reduciendo drásticamente la probabilidad de costosas ausencias. Tu mundo puede girar alrededor de los impuestos en los próximos meses, pero tus clientes probablemente tengan otras preocupaciones.

3. Usar la programación en línea con compañeros de trabajo o contadores independientes. Si es una empresa de contabilidad que trabaja con varios empleados, lugares o contratistas, un software de programación en línea es útil para delegar citas durante horas irregulares o para enviar clientes al lugar correcto. Todos los miembros del equipo pueden tener acceso al calendario en tiempo real y conectarse simultáneamente desde una computadora, tableta o teléfono inteligente con acceso a la web. Pueden ver las citas y hacer cambios en colaboración desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Este tipo de aplicación de programación mejora significativamente la comunicación y aumenta la productividad de su equipo. A diferencia de Google Calendar o de Outlook, estas herramientas también suelen ofrecer varios niveles de acceso si deseas proteger cierta información confidencial de los contables o del personal administrativo independientes.

4. Construir una base de datos completa de clientes para 2018 y más allá. Un beneficio menos considerado de la reserva de citas en línea es que se recoge la información de contacto y otras preferencias del cliente desde el principio de la relación. Esto significa que se incluyen automáticamente en una base de datos de clientes para sus boletines electrónicos y promociones, así como para sus esfuerzos de retención si no llegan al año siguiente.

El seguimiento de estos clientes por correo electrónico después de la temporada de impuestos también puede ser un medio eficaz para generar reseñas en línea, que son cada vez más importantes para atraer nuevos negocios. Si se mantiene el portal de reservas en línea durante todo el año, también puede ser una herramienta útil para conseguir negocios repetidos, ventas cruzadas de sus servicios o generar referencias de clientes.

En resumen, estos esfuerzos pueden mantener su agenda llena mucho más allá de la temporada de impuestos.