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4 consejos para manejar los asuntos de los clientes de contabilidad

Los profesionales de la contabilidad a menudo se encuentran en situaciones en las que usted y el cliente están en desacuerdo. Cuando estos casos surgen, ¿quién decide qué está “bien” y qué está “mal”?

Cuando estas situaciones surgen, encuentro que hay varias maneras de abordar el tema para que todos los involucrados salgan ganando. Aquí hay cuatro que tienden a funcionar mejor:

4 consejos para manejar los asuntos de los clientes de contabilidad
4 consejos para manejar los asuntos de los clientes de contabilidad

1. No hagas que el cliente se equivoque

En primer lugar, normalmente es mejor no hacer que tu cliente se equivoque. Si estoy muy seguro de que mi elección es la correcta, puedo respaldarlo con ejemplos en los que he hecho una elección similar para otros clientes, y cómo los resultados de esa elección fueron positivos.

Ejemplo del mundo real : Un cliente de California quería pagar su impuesto de venta en base a efectivo, no por acumulación. La ley de California dice que el impuesto de ventas debe ser calculado sobre la base de acumulación. En otras palabras, el Estado quiere su dinero ahora, independientemente de si ha cobrado o no el dinero de su cliente.

Me compadecí del cliente y le dije que entendía que no era razonable tener que remitir los dólares del impuesto sobre las ventas que aún no había cobrado. También aprendí que se podía cambiar un proceso interno para mitigar la situación: la oficina estaba creando facturas en situaciones en las que las estimaciones eran una mejor opción.

Dado que las estimaciones no se contabilizan, el impuesto sobre las ventas correspondiente no llegará a los libros hasta que la estimación se convierta en una factura. Un beneficio para todos, y ninguna ley se dobla o se rompe.

2. Asústalos con el IRS

Si un cliente parece ignorar su buen consejo, hágale saber lo que pasaría si Hacienda llegara a llamar a la puerta.

Ejemplo del mundo real : Un cliente que trabajaba con un Vendedor 1099 estaba recogiendo hojas de horas del Vendedor, en lugar de facturas, y seguía pidiéndome que le pagara al Vendedor la hoja de horas.

Le expliqué al cliente que tratar a un contratista independiente como a un empleado es una señal de alerta para el IRS, y que si alguna vez había una auditoría, ella podría ser responsable de los impuestos atrasados, los honorarios y las sanciones.

Al final, eligió consultar a su preparador de impuestos y a un consultor de recursos humanos, lo que me parece bien, ya que confío en que esos profesionales estarán de acuerdo con mi posición.

3. Admite cuando no sabes la respuesta

Si el cliente desafía sus conocimientos o su experiencia, siempre puede responder que puede tener razón, y que consultará con sus colegas y se pondrá en contacto con ellos.

Ejemplo del mundo real : Mi cliente abrió una nueva línea de crédito (LOC) con su banco. Configuró la cuenta en el Plan de Cuentas (CoA) de QuickBooks Online (QBO), y conectó la alimentación del banco.

Cuando eché un vistazo, noté que había configurado la LOC como una cuenta de tarjeta de crédito, y no como otra responsabilidad actual. Cuando le informé de esto, me dijo que QBO sólo ofrecía el banco o la tarjeta de crédito para las descargas del banco… No podía configurar un Otro Pasivo Corriente en el banco.

Ahora sé que ya he configurado LOC en el feed del banco antes, así que esto debe ser una nueva “característica” en QBO, introducida por Intuit sin ninguna fanfarria (pero eso es otra entrada de blog, ¿no?). Me puse en contacto con mi red de colegas para pedir opiniones sobre Tarjeta de Crédito vs. Otra Responsabilidad Actual para un LOC, y obtuve resultados mixtos.

Algunos pensaron que estaba bien, otros no, pero nadie dijo que estaba mal o que era una mala práctica. Así que apunte esto como una victoria para el cliente.

4. Pregúntale a un CPA

Si algo se siente bien o mal, puedo hacer la pregunta al preparador de impuestos del cliente y dejar que él o ella haga la llamada final.

Ejemplo del mundo real : El contable de uno de mis clientes añadió un montón de cuentas nuevas al Plan de Cuentas sin consultar conmigo primero. Mientras que el CdA ya tenía cuentas de gastos para comidas, para viajes y para gastos de conferencias, ella estableció subcuentas bajo Gastos de Conferencia para: Gastos de Conferencia, Conferencias-Todo lo demás, Conferencias-Vuelos/Equipaje, Conferencias-Hoteles/Alojamiento, Conferencias-Medidas, y Conferencias-Alquiler de Vehículos/Servicio de Automóviles. Puedo decirte que NUNCA tendría cuentas de configuración como la del CdA.

Castigué la situación al dueño del negocio y a la CPA. El propietario dijo que pensaba que sería útil tener el desglose de los gastos de la conferencia, y la CPA dijo que podía trabajar con él, aunque tendría que combinar los totales de esas cuentas con las otras cuentas existentes al preparar la declaración de impuestos (más trabajo para él).

Aunque no me gustaba la respuesta, a veces tienes que elegir tus batallas, y esta fue una en la que dejé que el cliente “ganara”.

Conclusión

Surgirán opiniones contradictorias. Use su mejor juicio, consulte con colegas y expertos, ofrezca artículos de la industria o instrucciones del IRS como respaldo, y luego decida qué dirección tomar.

Nunca aceptaré la posición de un cliente si siento que no es ética o ilegal; puede haber casos en los que se sienta obligado a renunciar a un compromiso. Pero normalmente se puede encontrar un medio legal feliz.