La automatización (y la IA) son uno de los fenómenos más interesantes del mundo. Son conceptos que nos llenan a muchos de nosotros de placer y de miedo, todo a la vez.
Para los roles de contabilidad – y más especialmente en los tiempos como la temporada de impuestos que nos llegan en masa – la promesa de un poco de tiempo ahorrado y un poco de racionalización en el flujo de trabajo puede hacer un aumento dramático en la satisfacción del cliente y los ingresos obtenidos.¿Pero dónde y cómo empezamos?
Independientemente del tamaño de su práctica, le sugiero que empiece con la esencia de la automatización. Específicamente, el concepto de configurar una máquina o proceso para realizar el trabajo de forma automática para reducir el tiempo y el costo del capital humano, mejorar la eficiencia y reducir el error humano.
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En lugar de intentar comerse al elefante entero en una revisión masiva, piense en automatizar las tareas estratégicas una por una, comenzando en las áreas que pueden proporcionarle las victorias más inmediatas. Intenta estas cuatro cosas en tu práctica primero:
1. ¿Luchando con el personal?Empieza con tus clientes
Esto te ayudará de varias maneras. En primer lugar, nunca quieres exigir a tu cliente que sea el que pague el precio de tus retrasos en la automatización. Así que mientras estás probando la idea de la automatización general para el tamaño, piensa en desplegar los beneficios para el lado del cliente primero.
Usted también se beneficiará, al aumentar la adherencia a su servicio y la creciente satisfacción en el área donde más importa. Los clientes se quedarán con usted, crecerán con usted, estarán satisfechos y se lo dirán a los demás. Esto también obligará a las partes interesadas que pueden estar escarbando en sus talones.
Cuando sus clientes están contentos, curiosamente, todos parecen suavizar su postura. Los ingresos y los clientes se convierten en el beneficio que permite que las decisiones posteriores fluyan.
2.Pregunte qué tareas manuales se repiten más de tres veces
Por ejemplo, apoyamos a una importante empresa de servicios profesionales de la costa este que utiliza Google.docs como medio de intercambio seguro de documentos. Pero esta empresa, que trabaja en conformidad, requiere un número importante de carpetas y subcarpetas para que sus clientes carguen sus documentos.
A un profesional de alto nivel le llevaba hasta cuatro horas purgar los archivos para crear una nueva plantilla con nuevos logotipos y nuevos nombres en las carpetas de cada cuenta entrante. Esto es algo que la automatización puede lograr en minutos y es fácilmente cuantificable sumando los costos salariales (y los costos de oportunidad) de las horas profesionales. Repita este proceso tantas veces como sea necesario a medida que vaya aumentando progresivamente la automatización.
3. No dejes que la confianza sea una barrera
¿Puedes arreglar las cosas de manera que se elimine la necesidad de supervisión humana directa? Por ejemplo, en el mundo de la auditoría, el temor podría ser el riesgo de perder un archivo crítico y hacer que su cliente no cumpla.
Es posible que su gente necesite ver un nuevo sistema en acción durante un tiempo antes de estar dispuestos a confiar en un proceso automatizado con sus archivos críticos. Dales la oportunidad de adaptarse.
Pero aquí hay otra perspectiva a considerar: En muchas partes del proceso de contabilidad, el acceso a grandes datos es útil o incluso potencialmente necesario. El almacenamiento uniforme, la seguridad y el acceso a los documentos pueden ser una cuestión de vida o muerte organizacional.
Estadísticamente, la pérdida de seguridad en los documentos almacenados (por problemas como fallos del sistema o por ser pirateados) es mucho menos frecuente que la pérdida durante el tránsito de los documentos. Pero de cualquier manera, será importante probar a los profesionales que el nuevo proceso es uno en el que pueden confiar.
4. Un proceso consistente es vital
Si bien las empresas pueden almacenar documentos de forma segura, pueden seguir enviando datos protegidos por correo electrónico. O pueden hablar en el correo electrónico sobre la salud de una empresa (propia o del cliente) que sería muy valiosa para un competidor o pueden estar enviando información de marca o patentada o hablando de secretos comerciales.
Para evitarlo, utilice la automatización para gestionar la carga directa de cualquier documento que contenga información de la HIPPAA, números de tarjetas de crédito o SSN y fechas de nacimiento. Construya un proceso que asegure que los diálogos privados se realicen sólo dentro de un espacio de trabajo protegido.
En resumen
Estos pasos son un comienzo. En total, recuerde que la automatización debe mejorar y potenciar las interacciones humanas proporcionando acceso a datos significativos e inteligencia comercial para el cliente. Permite a los individuos y equipos utilizar su tiempo para cosas que les den a ellos y a sus empresas el mayor valor, no para cortar y pegar en una hoja de cálculo.
Con una automatización efectiva, la creatividad y la conexión entre consultores y clientes debería aumentar.Los aspectos humanos son protegidos como las joyas invaluables que dan sentido a cada transacción o interacción.
Cualquier automatización que no refuerce y mantenga los principios de cortesía, respeto y enriquecimiento de las vidas que toca, mantendré, está destinada a fracasar.
Tendré mucho más que decir sobre estos temas en futuros posts, pero en resumen notaré que cuanto mejor entendamos y respetemos la interacción entre los humanos y la automatización, más exitosos, realizados (y rentables) seremos.
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