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3 tareas que los contadores deben automatizar hoy

Cuando se trata de automatización, los contadores han luchado regularmente con ella quitando el trabajo especializado y liberando tiempo para ser más productivos. Entonces, ¿cuál es?

La automatización ha sido una parte intimidante, pero esencial de la fuerza de trabajo humana durante generaciones. Hoy en día, la automatización de tareas con software plantea las mismas combinaciones de desafíos y beneficios de los dispositivos mecánicos de las generaciones pasadas. La compensación siempre ha sido equilibrada entre los dos puntos de vista opuestos antes mencionados.

Muchos contadores siguen atascados en el juego de la hora facturable y por lo tanto dudan en abrazar la automatización. Temen que la automatización conduzca a una doble disminución de horas a facturar (porque el trabajo se hace más rápido) y a mayores gastos (debido a los costos adicionales de software que deben pagar a los proveedores de software).

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A pesar de estos riesgos, la mayoría de los contadores (si no todos) pueden beneficiarse automatizando las tareas que liberan su mente para proporcionar análisis, orientación y sabiduría profesionales a sus clientes. Después de todo, los clientes vienen a nosotros para ser su socio de confianza a través de situaciones importantes y de alto riesgo, y no por nuestra habilidad para hacer aritmética.

Dado que mi base de clientes son nuevas empresas, la gran mayoría de las cuales queman dólares de capital de riesgo y no generan beneficios, tengo que llegar a un punto de precio razonable (algunos podrían decir bajo) para atraer y retener el negocio. El deseo de atender a tantos clientes como sea posible, junto con la necesidad de llegar a un punto de precio bajo me llevó a adoptar la mayor automatización posible.

Cuanto más podamos automatizar, mi equipo y yo podremos pasar un tiempo de calidad, asociándonos con los clientes a través de rondas de financiación y otros momentos cruciales. También animo a mis clientes a automatizar tanto como sea posible el trabajo de back office para que puedan reducir su tasa de desgaste mientras mantienen un riguroso sistema de documentación y organización.

La creación de soluciones integradas y automatizadas para cientos de empresas de nueva creación ha dado lugar a un depósito de lecciones de las que todos los contables y tenedores de libros pueden beneficiarse. Aquí hay algunas tareas que la automatización ha ayudado a mi empresa a racionalizar y que creo que todos los contables (que no lo han hecho todavía) deberían automatizar hoy en día:

1. Nómina

Una nómina fácil y consistente puede ser un desafío para los negocios que se escalan rápidamente. A menudo, se deja a un solo empleado de RR.HH. para que gestione una cantidad de trabajo en aumento exponencial que puede crear un cuello de botella y un crecimiento lento.

Al aprovechar uno de los muchos servicios de nómina digital del mercado, los fundadores pueden ahorrar tiempo y dinero, así como posicionarse para escalar. Como fanático de la automatización, me encantan los servicios y características que me permiten poner las cosas en piloto automático para que cosas como la nómina puedan ser completadas, manejadas digitalmente y asegurar que no se pierda ningún archivo importante como el 941 o un DE9. Si trabajas con clientes que suelen aumentar su base de empleados muy rápidamente, la automatización de la nómina es fundamental.

2. Gastos

¡Deshazte de los recibos de papel! Usar un servicio de seguimiento de gastos digitales puede hacer extremadamente fácil documentar todo sin todo el tedio y los dolores de cabeza. Estos servicios se enlazan directamente con la mayoría de los principales programas de contabilidad, por lo que toda la catalogación se realiza sin problemas entre bastidores.

Cuando se hace correctamente, los beneficios fiscales obtenidos por el seguimiento automático de los gastos pueden ser enormes. No hace mucho tiempo, los contadores tenían que cribar un flujo aparentemente interminable de recibos en cajas de zapatos. Dada la facilidad de uso de algunos programas de seguimiento de gastos, no hay razón para dejar este dinero sobre la mesa.

3. RRHH y beneficios

Hay toneladas de grandes servicios digitales de RRHH y beneficios ahí fuera, especialmente si el negocio tiene menos de 100 empleados a tiempo completo. La mayoría de los servicios proporcionan un tablero de control todo en uno donde se pueden administrar los beneficios de sus clientes, cartas de oferta, PTO, tiempo/presencia, y mucho más.

Como todo lo demás en esta lista, es importante que el servicio que elijas juegue bien con tu software de contabilidad (casi todos los grandes lo hacen), así que cuando el cliente eventualmente pregunte, “exactamente cuánto gastamos en ese beneficio del spa del día del perro el mes pasado”, podrás tener una respuesta precisa para ellos porque tus beneficios, gastos y software de contabilidad han automatizado todo el trabajo de pies para ti!

Conclusión

Como contables, el verdadero valor que aportamos a nuestros clientes es nuestra pericia, experiencia y orientación. Cuantas más tareas podamos automatizar, más tiempo tendremos para ofrecer el más alto nivel de servicios a nuestros clientes.

A medida que el software y la tecnología mejoran, los factores de humanización como la confianza, la integridad y la sabiduría que aportamos a nuestros clientes se convierten en el factor más importante. Además, con el creciente conjunto de herramientas de software disponibles para los contadores hoy en día, es más fácil que nunca automatizar tareas tediosas para que pueda pasar más tiempo significativo ofreciendo orientación profesional a su cliente.

Las formas pioneras de unir estas tecnologías han dado enormes beneficios a las compañías con las que trabajamos en mi empresa, así que espero que le den una oportunidad a la automatización y empiecen a pasar más tiempo atendiendo a sus clientes.

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