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3 preguntas clave sobre las exenciones del impuesto sobre las ventas

Uno de tus clientes de la pequeña empresa, el dueño de una tienda de venta y servicio de equipos de césped, te llama sin aliento un viernes por la tarde. Acaba de dar los últimos toques a su mayor venta única de todo el verano: ocho tractores de césped, ocho cortacéspedes de empuje, cuatro recortadoras, tres canteadoras y dos remolques utilitarios – una bonita manera de terminar la semana.

Los precios están fijados, y el aceite de premezcla, las cuchillas de repuesto y los contratos de mantenimiento se han vendido. El cliente minorista está listo para firmar un cheque, pero en el último segundo presenta un último papel: un formulario de exención de impuestos sobre las ventas. Su cliente quiere saber (ahora mismo, por cierto) si acepta este papel y exime la venta o se arriesga a perder la venta exigiendo que el cliente pague el impuesto sobre las ventas como todos sus otros clientes.

3 preguntas clave sobre las exenciones del impuesto sobre las ventas
3 preguntas clave sobre las exenciones del impuesto sobre las ventas

Un formulario de exención del impuesto sobre las ventas – o, en algunos casos, un certificado de revendedor – es un documento que un comprador proporciona a un vendedor como prueba de que el comprador está exento de pagar el impuesto sobre las ventas en una venta. Como suele ocurrir en el caso del cumplimiento de las normas fiscales de varios Estados, los términos utilizados para describir estos tipos de documentos varían, al igual que las exenciones de las que pueden servir como prueba.

El tipo más común de exención del impuesto sobre las ventas es para los revendedores, o compradores, que tienen la intención de vender los artículos que han comprado a otros compradores. Otras exenciones comunes son para la agricultura, la investigación y el desarrollo, la fabricación y otros tipos de industria preferidos en todos los estados.

Volviendo a su cliente por teléfono… en muchas jurisdicciones de impuestos de ventas, los impuestos debidos en esta transacción podrían ser aproximadamente equivalentes a la totalidad del beneficio neto del trato. En resumen: Esto es dinero real para ambas partes.

Esta situación puede surgir en casi cualquier entorno de venta al por menor y, aunque no se trata de una cuestión compleja, la presentación de alguna prueba de exención por parte de un comprador debería desencadenar las siguientes tres preguntas básicas para los vendedores:

1. ¿Es auténtico el certificado o formulario de exención presentado por el cliente minorista? Los Estados varían en cuanto a los tipos de exención que ofrecen y los formularios que permiten que los vendedores acepten. Algunos estados proporcionan sólo uno o dos formularios de exención para cubrir todos los tipos de exención, mientras que otros incluso permiten que los vendedores acepten los formularios de exención de la Comisión de Impuestos Multiestatales o tal vez los formularios de otros estados. Por otra parte, muchos estados proporcionan múltiples tipos de formularios de exención, cada uno diseñado para exenciones específicas, y algunos estados sólo aceptan sus propios certificados o formularios.

En cualquier jurisdicción, en cualquier circunstancia, un certificado o formulario de exención debe ser la versión más actualizada, rellenada de forma legible y completa. Debe estar firmado por un representante apropiado del comprador o indicar una designación válida de permiso de revendedor. En un número cada vez mayor de jurisdicciones, debe ser actual; algunas de ellas tienen fechas de caducidad.

Además, cada vez más estados ofrecen un recurso en línea o telefónico para que los vendedores comprueben si el emisor de un certificado o formulario de exención tiene derecho a la exención en función de su propia situación de registro. En los estados en los que esta verificación es posible, es responsabilidad del vendedor asegurarse de que el emisor tiene derecho a hacerlo. Además, a riesgo de repetir lo obvio, un certificado o formulario debe presentarse en un formato que el Estado acepte como válido.

2. Si su cliente encuentra que el certificado o formulario es auténtico, ¿le da derecho a este comprador a la exención que está reclamando? 3. Si el propio formulario de exención es auténtico, aceptable, actual y está completamente cumplimentado, su cliente debe evaluar si la exención real reclamada se aplica a la venta.

En el ejemplo anterior, si el comprador de su cliente es una empresa que desea empezar a cortar el césped con sus nuevos juguetes pero presenta un certificado de revendedor, es poco probable que se apliquen las normas de exención para revendedores. Sin embargo, si el comprador presenta un formulario de exención agrícola o de explotación agrícola, es más fácil ver que este análisis puede ser más matizado.

Los Estados varían en cuanto a la forma en que consideran el uso indebido de los certificados de exención (véase la pregunta 3 infra), pero el mejor enfoque es que los minoristas echen sistemáticamente algo más que un vistazo pasajero a la cuestión de si un certificado de exención es aplicable a una venta determinada.

3. Si su cliente determina que el certificado que figura en el anverso es auténtico y da derecho al comprador a una exención, ¿quién está en el apuro si un auditor determina algún día que la información del certificado es falsa, incompleta o inaplicable a las circunstancias de la venta? Los Estados no son uniformes en el enfoque que dan al uso indebido de los certificados de exención; de hecho, ¿no es éste un tema recurrente en todos los artículos sobre el cumplimiento del impuesto sobre las ventas?

Generalmente, hay dos campos:

  1. Algunos estados encuentran que el vendedor está en el anzuelo basado en un estándar de “el vendedor debería haber sabido mejor”.
  2. Otros estados miran al comprador basándose en la norma de “los compradores no deben mentir”.

Sin embargo, cada estado mirará con recelo el fraude obvio o eludir abiertamente las reglas de exención por parte de los vendedores.

El uso y abuso de los certificados de exención está en el radar de las autoridades fiscales. Sus clientes minoristas deben tomar medidas para asegurarse de que los certificados que aceptan son auténticos, legibles, completados y firmados como se requiere. El propósito de la exención debe compararse con los hechos y circunstancias de una venta determinada para ver si hay una coincidencia. Y, independientemente de la posición oficial que un estado pueda adoptar sobre el uso indebido de un certificado o formulario de exención, los vendedores deben ser diligentes sobre la forma en que analizan, aceptan y gestionan sus ventas exentas.

Este artículo no es un examen completo de los problemas de cumplimiento relacionados con los certificados y formularios de exención. Más bien, pretende provocar una pequeña reflexión sobre un tema que a menudo surge en el calor del trato, como nuestro hipotético vendedor de cortadoras de césped aprendió anteriormente.

¿Qué deberías decirle al cliente? Ignorar las posibles implicaciones relacionadas con el uso indebido de las exenciones crea un riesgo de auditoría para los minoristas. O, dicho de otra manera, si ese trozo de papel presentado por el mejor nuevo cliente de su cliente es realmente sólo vale un trozo de papel y no es una prueba válida de una exención, este gran negocio puede resultar un gran perdedor si no se cobra el impuesto sobre las ventas.