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3 maneras en que los contadores pueden usar grandes datos para combatir el fraude

El fraude está en todas partes. Es virtualmente imposible recoger un periódico, revisar las redes de noticias de negocios, o incluso desplazarse por Twitter sin ver pruebas de fraude, piratería y malversación. Desde la piratería del gobierno federal hasta los pequeños malversadores que tratan de cubrir las deudas de juego, el fraude es una amenaza siempre presente, creciente y cada vez más peligrosa tanto para las empresas como para la profesión de los servicios financieros.

Hay varias tendencias importantes que están influyendo en las operaciones comerciales de manera cada vez más activa y progresivamente en tiempo real. La proliferación de grandes datos, el aumento de la reglamentación, el incremento de las sanciones por infracciones reglamentarias y la necesidad de que las empresas que cotizan en bolsa tengan un rendimiento constante crean un reto y una oportunidad interesantes para los profesionales de la gestión.

3 maneras en que los contadores pueden usar grandes datos para combatir el fraude

La presentación de informes de las partes interesadas, que es en sí misma una iniciativa representativa de operaciones más transparentes, crea una presión adicional en las esferas de la presentación de informes y, al mismo tiempo, aumenta la posibilidad de exponer operaciones y resultados no ideales. Esta exposición adicional puede muy bien alentar a algunas zonas a intentar masajear o gestionar de otra manera sus respectivos resultados.

El triángulo del fraude

Es evidente que los gerentes de las empresas y las partes interesadas no desean participar en actividades fraudulentas, pero las crecientes demandas de información y de mejora constante del rendimiento crean una situación en la que puede muy bien darse el clásico triángulo del fraude.

La presión. La presión, en forma de informes de las partes interesadas, puede ser un claro impulsor de un posible comportamiento poco ético y fraudulento.

Oportunidad. La oportunidad se presenta en forma de una mayor demanda de información, y cuantas más oportunidades tengan los segmentos de negocios, los clientes potenciales y otros profesionales de presentar resultados de manera favorable, más probable es que esas personas se sientan tentadas a entrar en áreas grises de la presentación de resultados.

Racionalización. La racionalización, por supuesto, es el área más fácil de identificar, y si las primas, la compensación no monetaria y los ascensos están en juego, se ha demostrado una y otra vez que, de lo contrario, los profesionales éticos pueden verse tentados a empezar a torcer las reglas.

El triángulo del fraude, así como las motivaciones subyacentes de la actividad fraudulenta y carente de ética, no son nuevos ni exclusivos de la actividad comercial moderna, pero hay ciertos instrumentos y técnicas a disposición de los profesionales financieros y otros directivos que pueden ayudar en la lucha contra la actividad fraudulenta. Esta lucha constante no es en modo alguno una mera cuestión académica, y las multas, sanciones y otros castigos reglamentarios multimillonarios son cada vez más comunes para las organizaciones que son declaradas culpables de actividades fraudulentas o poco éticas.

How Big Data Can be Used to Fight Fraud

Los grandes datos, sin embargo, ofrecen un método intrigante por el cual los contadores pueden aumentar simultáneamente el valor que aportan a la organización. Hasta ahora, el potencial de los grandes datos se ha centrado principalmente en los posibles beneficios y oportunidades que el aprovechamiento de la tecnología puede aportar a las operaciones, a la adopción de decisiones financieras y a la mejora de la métrica de los informes. Estas áreas son obviamente claves para los profesionales de la contabilidad, pero hay un ángulo adicional que puede y debe ser explorado.

Con una mayor comprensión de los flujos de datos internos y externos medidos en comparación con las expectativas del mercado y preparadas internamente, las implicaciones no podrían ser más claras. Una importante esfera de crecimiento potencial para la adaptación y aplicación de grandes datos es la lucha contra el fraude.

La información es el ingrediente esencial de cualquier negocio, plan estratégico o iniciativa para combatir la ineficiencia, el despilfarro o las posibles actividades ilícitas y fraudulentas. Dado que los contadores participan cada vez más en actividades distintas de la estricta preparación de los estados financieros, incluidas las actualizaciones e implementaciones de la tecnología de la información, es lógico llegar a la conclusión de que los profesionales deben aprovechar los instrumentos de que disponen. La detección de lagunas en los flujos de procesos no sólo puede ahorrar a la organización tiempo y dinero en la actualidad, sino que también permite a los contadores de gestión y otros profesionales de la gestión detectar actividades fraudulentas.

Los contadores, que ya están inmersos en la tecnología de la información, los sistemas financieros y la presentación de informes, y que sirven de intermediarios entre la alta dirección, las operaciones y las partes interesadas externas, están bien situados para asumir un papel de liderazgo en las iniciativas de eficiencia. A fin de cuentas, los sistemas de información contable y financiera cumplen una función relativamente sencilla: la transformación de los datos operacionales en estadísticas financieras.

En este marco, y teniendo en cuenta la evolución del papel de los profesionales de la contabilidad, hay varios ejemplos concretos en los que los contables pueden aprovechar grandes datos para ayudar a combatir el fraude y las actividades posiblemente fraudulentas.

  1. Analizar la rentabilidad de los clientes, los hábitos de compra y los lugares de envío para determinar los patrones de compra y pago utilizando grandes herramientas de datos para analizar los cambios y las tendencias, así como las irregularidades, en tiempo real.
  2. Aprovechar la mejora de la reunión y el procesamiento de datos en las instalaciones operacionales para mejorar el control de los inventarios y otros activos. Si las operaciones tienen la capacidad de producir y supervisar la información de inventario en tiempo real, los contadores pueden ciertamente tomar esta información y utilizarla para ayudar en los recuentos de inventario, la valoración y la custodia.
  3. Aprovechar los requisitos de presentación de informes más frecuentes y en tiempo real que se exigen tanto a las organizaciones como a los profesionales de las finanzas. La presentación más frecuente de informes y los datos y análisis deseados por los receptores de esta información requieren que los profesionales de la contabilidad se vuelvan más hábiles en el aprovechamiento de la información y la tecnología disponibles internamente. Además, y tal vez lo más importante de todo, el aumento del escrutinio y la presentación de informes permite a los profesionales de la contabilidad tener mayores oportunidades de examinar y analizar los datos antes de que se difundan a los interesados.

En resumen, las presiones de la competencia y un número cada vez más diverso de interesados en la presentación de informes financieros de la organización presentan una situación única para muchas empresas. Por una parte, las oportunidades de realizar actividades no éticas y potencialmente fraudulentas siguen aumentando, al igual que las sanciones asociadas a ellas, pero esta presión crea simultáneamente oportunidades para que los profesionales de la contabilidad y las finanzas creen valor para las organizaciones. Al aprovechar los instrumentos y avances tecnológicos, incluidos los grandes datos e instrumentos analíticos, los contadores pueden obtener conocimientos e iniciar ideas relacionadas tanto con la eficiencia operacional como con la detección de posibles actividades fraudulentas.

Las actividades fraudulentas y poco éticas cuestan a las organizaciones tiempo y pérdida de productividad, y dejan a la organización abierta a posibles multas y penalizaciones. Los contadores están en una posición privilegiada para proteger a la organización de esas posibles penalidades. Además, y tal vez lo más importante, el aprovechamiento de los adelantos de la tecnología y los instrumentos mantiene a los contadores en la vanguardia de la adopción de decisiones empresariales y proporciona a los profesionales de la contabilidad nuevos métodos para mostrar el valor que se aporta a la organización.

La presentación de datos es, y seguirá siendo, una competencia básica de la profesión contable, pero a medida que los datos y la información siguen cobrando importancia, la calidad de esos datos es cada vez más importante. Al pensar de manera innovadora -y al vincular la tecnología, los análisis cuantitativos y la información contable- los contadores pueden ayudar a las organizaciones a encontrar eficiencias, prevenir el fraude y mejorar su desempeño.

Sobre el autor:

Sean Stein Smith, CPA, CGMA, CMA, ha escrito para una variedad de publicaciones. Es candidato al doctorado en la Universidad de Capella, así como profesor adjunto en la Universidad de Fairleigh Dickinson. Trabaja para United Water/Suez Environment como contador senior, y puede ser contactado en [correo electrónico protegido] .

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