De todos los beneficios a menudo utilizados asociados con la automatización de las cuentas por pagar, suelen eclipsar su capacidad para abordar otra preocupación, en la que AP es particularmente vulnerable: el fraude interno.
Ciertamente, muchas de las soluciones automatizadas de AP de hoy en día ayudan a evitar las penalizaciones por retraso en el pago, capturan los descuentos por pago anticipado, reducen el número de días en que las cuentas por pagar están pendientes y minimizan el costo del procesamiento de las facturas como deberían hacerlo. Pero aún así, la mayoría de los propietarios de empresas se consideran inmunes al riesgo de fraude interno y sienten que es el tipo de cosa que sólo le sucede a otras empresas.
Dicho esto, las estadísticas sobre la frecuencia y la gravedad del fraude interno pueden sorprenderle:
- La falta de controles internos constituye el 29,3% de los casos de fraude, lo que hace que sea la principal área de debilidad organizativa.
- Según la Asociación de Examinadores de Fraudes Certificados, el tiempo medio necesario para detectar el fraude de facturación, reembolso de gastos y sellado de cheques es la friolera de 24 meses.
- El fraude con cheques comprendió el 77 por ciento de los fraudes de pago en 2014.
- El departamento de contabilidad es la función más importante en materia de fraude, ya que representa el 16,6% de todos los casos de fraude interno.
Como profesional de la contabilidad, usted se inclina a mirar con mucho cuidado los datos y las transacciones financieras. Además, tienes la intuición guiada por la experiencia que puede levantar automáticamente las banderas rojas cuando algo parece «apagado». Sin embargo, para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, las necesidades cotidianas de mantener y hacer crecer su empresa recibirán naturalmente la mayor atención, dando a los empleados deshonestos la apertura que necesitan para aprovecharse de su empleador.
Como asesor de confianza, siempre debe tener en mente la forma de proteger a sus clientes. Así que aunque no hay manera de eliminar por completo el riesgo de fraude, el aprovechamiento de la tecnología y los datos puede ayudar a minimizar este riesgo considerablemente.
Entonces, ¿cómo puede ayudar la automatización de AP? Este artículo explora tres cubos de funcionalidad que pueden ayudar a mantener a sus clientes seguros.
1. Pistas de auditoría
Entre los beneficios de un ecosistema digital está la cantidad de datos que tiene a su alcance en un momento dado. Lo que solía ser un ejercicio de archivadores, notas adhesivas y la capacidad de tu memoria se ha convertido en una mera función de la computación en nube. Hoy en día, el simple clic de un botón puede proporcionar una vista detallada y con fecha de vencimiento de todo el ciclo de vida de una factura o registro de un proveedor.
¿Un empleado hizo múltiples cambios en los detalles del registro del proveedor en poco tiempo? ¿Se modificaron los datos de la cuenta bancaria de un proveedor? ¿Un empleado no estaba típicamente asociado con un proveedor determinado y era inusualmente activo con sus facturas?
Si surge una sospecha, los puntos de datos, como el libro mayor, la cantidad aprobada, la información de contacto o los detalles bancarios, pueden proporcionar información de tal manera que se sepa quién ejecutó una acción determinada y cuándo precisamente. Si bien no se pretende que implique necesariamente una mala acción o una sospecha, sin duda podrá reconocer las actividades que se desvíen de la norma y merezcan una segunda mirada.
Es más que probable que fuera una modificación legítima, una ruptura en la comunicación o un error honesto. Citando a Christine Warner en un fantástico artículo titulado 10 maneras de identificar el fraude de cuentas por pagar, «confía pero verifica».
Entonces, ¿cómo puede un ocupado propietario de un negocio o un gerente de contabilidad seguir el pulso de sus cuentas por pagar rápida y fácilmente? Aunque los estafadores son intrínsecamente ingeniosos y astutos, algunas señales reveladoras pueden ser útiles para levantar una ceja o despertar su interés en una inmersión más profunda:
- En las facturas faltan detalles vitales, como la descripción y la cantidad.
- La información del proveedor contiene apartados de correos o correos electrónicos públicos, como Yahoo! o Google.
- Un cambio dramático en los precios de los vendedores típicos.
- Las cantidades aprobadas están justo por debajo de los límites de aprobación.
- Valores de facturas redondeadas (25 dólares, 50 dólares, etc.).
- Incrementos en el volumen de las facturas de un determinado proveedor.
- Ingresa fuera de horario y modifica las facturas y los registros de los proveedores.
Si bien las pistas de auditoría no pueden necesariamente impedir la actividad fraudulenta, pueden proporcionar una enorme cantidad de datos en caso de que se necesiten para alertar a un cliente o para poner fin a una actividad fraudulenta en curso.
2. Control de acceso
No permitiría que cualquiera entrara en su oficina y revisara sus documentos. Incluso puedes limitar el acceso de algunas personas del departamento de contabilidad a cierta documentación.
Con una solución de nube, se puede llevar el concepto de acceso aún más lejos, no sólo permitiendo a los miembros del equipo el acceso a los datos, sino también limitando sus capacidades funcionales. Al asignar funciones específicas a tu equipo, puedes asegurarte de que ciertas funciones se limiten a las que tú elijas, impidiendo que cualquier otra persona tenga acceso para realizar tareas específicas.
Tal vez le gustaría que determinados empleados aprobaran los proyectos de ley, y que otros tuvieran acceso de sólo lectura. Tal vez sólo quiere que ciertos empleados puedan editar los registros de los beneficiarios, o quiere limitar la capacidad de los clientes para rechazar facturas o editar detalles.
Con esta característica estándar de las plataformas AP, el acceso se controla digitalmente, asegurando que los miembros de su equipo tienen acceso adaptado a su papel dentro del equipo, incluso hasta un nivel muy granular.
Al hacerlo, puede segregar sistemáticamente las tareas para asegurar el cumplimiento y la precisión a lo largo del ciclo de pago. Después de todo, el sello distintivo de un proceso de pago bien dirigido es el uso consistente de cheques y balances.
Al separar los papeles de los datos, las aprobaciones y los pagos, se reducen las posibilidades de que los fondos sean desviados o malversados de otra manera. Entre las segregaciones más comunes basadas en roles están:
- Impedir que los aprobadores modifiquen los datos de las facturas.
- No permitir que los aprobadores paguen las facturas.
- Limitando el acceso para la edición de registros de proveedores.
- Restringiendo la capacidad de modificar los permisos de los usuarios.
3. Reglas de negocio y flujo de trabajo
Un flujo de trabajo eficiente sólo es tan bueno como su capacidad para aplicarlo de manera consistente. Los flujos de trabajo en papel son notorios por las aprobaciones ad hoc y la lucha por llegar a tiempo para la revisión quincenal.
A lo largo del camino, las discrepancias pueden pasar fácilmente por alto, al igual que los pagos fraudulentos. Además, dentro de la locura de ser un contador ocupado, revisar todas y cada una de las facturas en detalle es a veces simplemente imposible. Con una solución automatizada, las reglas de negocio hacen cumplir estas normas de forma automática y regular.
Ya se trate de múltiples aprobadores requeridos, procesos de revisión de preaprobación obligatoria o validación de la cuenta bancaria del beneficiario, las reglas comerciales automatizadas impiden la posibilidad de eludir los pasos requeridos por su empresa. Esto también elimina las discrepancias sobre el incumplimiento de las políticas internas de enrutamiento y procesamiento – se aplica digitalmente y puede ser modificado según sea necesario por los administradores de la empresa asignada solamente.
Algunos de los usos más comunes de los sistemas y flujos de trabajo ofrecidos por las plataformas de automatización de AP incluyen:
- Aprobaciones de varios pasos.
- Umbrales de aprobación individual.
- Flujo de trabajo de manejo de excepciones.
- Enrutamiento automático de facturas.
- Coincidencia de PO digital.
La Palabra Final
El fraude es muy real y muy costoso, pero no debe consumir tus pensamientos. Con la debida diligencia, la evaluación regular de sus procesos, y un ojo agudo para las cosas que parecen fuera de lugar, puede minimizar estos riesgos sustancialmente.