Reevaluar la salud de nuestras prácticas y la forma en que trabajamos debería ser tan importante como hacer un balance de nosotros mismos y de nuestras vidas personales. Aquí hay tres maneras en que los contadores pueden empezar a revisar y hacer los cambios correctos este año:
1. Escrutinio de sus archivos de contabilidad
Me refiero a los datos y sistemas electrónicos de su libro mayor, no a las carpetas de archivos de papel. Algunos de los archivos de mis clientes de Xero tienen casi siete años. Son siete años de transacciones, contactos, cambios en la alimentación del banco y actualizaciones de software.
El otro día noté que algunas de mis reglas bancarias no funcionaban debido a cambios en el formato de los datos del banco. Las reglas se construyeron en el campo «Beneficiario», pero las actualizaciones del banco significaron que la información identificable ahora se publicaba en el campo «Referencia».
Creé nuevas reglas, y unos días después, revisé toda la lista de reglas del banco. No sólo eliminé las reglas que fallaban debido a los cambios en la interfaz, sino que también encontré muchas reglas para los proveedores que el cliente ya no estaba usando.
Otro lugar en un archivo de contabilidad que merece algo de atención es en tus contactos. Por ejemplo, he encontrado que en Xero, los datos de referencia del banco, que pueden incluir detalles de transacciones únicas, a menudo se convierten en el Contacto. Esto significa que el mismo proveedor puede tener docenas de contactos. El uso de la función de fusión para combinar los Contactos puede ayudar a limpiar el archivo.
2. Echar un vistazo a los procesos
Como contadores, somos criaturas de hábitos. Algo que funciona lo suficientemente bien para nosotros, está… lo suficientemente bien. Queremos comprobar las tareas de nuestra lista y pasar a la siguiente, pero en ese apuro, podemos estar ignorando las oportunidades de eficiencia. El Año Nuevo es un gran momento para mirar los procesos de cada cliente desde una perspectiva de 30.000 pies, tomando el cuadro completo en lugar de un micro enfoque en una tarea específica.
Recientemente estuve en una llamada de entrenamiento con el dueño de una firma en Texas y ella estaba compartiendo conmigo los procesos que estaba comenzando a documentar para cada cliente. En su pantalla noté que ella estaba pagando a un consultor ingresando al banco dos veces al mes y creando un cheque electrónico que le sería enviado por correo.
En la línea anterior, la documentación del proceso de nómina me decía que ella estaba usando un proveedor que también pagaba directamente a los contratistas, así que le pregunté por qué no estaba usando el proveedor de la nómina para las facturas de este contratista. Su respuesta fue que había empezado a utilizar el cheque bancario antes de que necesitaran la nómina, por lo que siguió haciéndolo de la misma manera y nunca había considerado la posibilidad de consolidar los dos procesos, aunque tenía mucho sentido. Ciertamente se habría dado cuenta de lo mismo si se hubiera detenido a considerar los procesos para este cliente, pero se necesitó un par de ojos nuevos para ver algo tan claramente desde un nivel macro.
3. Examine su tecnología
A menudo me preguntan sobre el mejor software para una determinada función del ciclo contable y mi respuesta es siempre «depende». ¿Por qué? Porque, por definición, el software de nubes cambia constantemente. La misma potencia que permite las actualizaciones incrementales de los productos también da a los desarrolladores la libertad de añadir nuevas funciones.
Hemos visto, especialmente en los últimos dos años, múltiples aplicaciones que se cruzan fuera de sus carriles y en otro con respecto a la funcionalidad. Las aplicaciones que fueron construidas como procesadores de pagos ahora ofrecen financiación en forma de tarjetas de crédito de marca. El software que fue creado para racionalizar la nómina de pago se está inclinando ahora hacia los recursos humanos. Añade cambios de precios a la pila y se vuelve aún más complejo.
Lo que esto significa para los propietarios de las empresas es que la aplicación que pudo haber sido la más adecuada cuando un cliente subió a bordo puede que ya no sea la más adecuada. Al examinar deliberadamente los requisitos del cliente y compararlos con las ofertas actuales, se puede ahorrar tiempo, dinero o ambos.
Por lo tanto, los desafío a que en los últimos días de enero para escrutar, echar un vistazo y examinar y comenzar con una fácil resolución de Año Nuevo ganar!
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