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3 estrategias para que el verano sea su estación más ocupada

Cuando T.S. Eliot escribió su famosa línea, “Abril es el mes más cruel”, podría haber pensado en la temporada de impuestos. Después de todo, para la mayoría de los contables, abril es la época más loca, pero también la más lucrativa del año. Es probable que cuando tu negocio está en su mejor momento – y te sientes peor.

Afortunadamente, hay pasos que puedes tomar ahora para prepararte para una temporada de trabajo más agradable el año que viene. Prueba estas tres estrategias y el 2017 puede ser tu abril menos estresante hasta ahora.

3 estrategias para que el verano sea su estación más ocupada3 estrategias para que el verano sea su estación más ocupada

Realizar una evaluación de riesgos

Así como necesitas visitar al doctor para un chequeo anual, es inteligente tener una sesión anual con tu empresa. Ahora que has superado la locura de abril, haz una evaluación completa de la salud de tu práctica.

En particular, desea examinar sus políticas de gestión de riesgos y ver cuán preparado está para algunos peligros financieros básicos, entre ellos:

1. Pasivo profesional. Si su negocio se ha expandido, ha comenzado a trabajar con clientes más grandes, o si ha agregado nuevos servicios en el último año, es posible que necesite reexaminar su póliza de seguro de responsabilidad profesional para ver si sus límites de cobertura siguen siendo adecuados. El momento de averiguarlo es ahora, no cuando estás en medio de una demanda que no está cubierta.

2. Propiedad dañada o robada. Si ha hecho compras importantes durante el último año o ha mejorado su equipo de oficina, querrá aumentar su seguro de propiedad para cubrirlo (o invertir en un seguro de propiedad, si todavía no lo tiene). Asegúrese de consultar con su agente acerca de los artículos de mayor valor. Algunas pólizas requieren que los enumere individualmente.

3. Protección de datos. Si utilizas Internet, eres una víctima potencial de una violación de datos. Y debido a que manejas datos financieros sensibles para tus clientes, puedes ser un objetivo especialmente lucrativo para los hackers y otros criminales. Tómese el tiempo necesario para realizar una auditoría de seguridad de su negocio para verificar que no sólo está utilizando los sistemas de encriptación y antivirus adecuados, sino que también está capacitando a su personal para manejar, almacenar y transportar datos sensibles de manera adecuada. En algunos casos, también puede tener sentido adquirir un seguro de responsabilidad civil cibernética, que puede cubrir los costes si se produce una infracción.

4. Riesgos del empleador. Cuando contrate, recuerde que tiene que aumentar su juego de gestión de riesgos. En la mayoría de los estados, tener empleados significa que tendrás que tener un seguro de compensación laboral. Dondequiera que estés, tendrás que asegurarte de que todos reciban la capacitación adecuada para evitar los tipos de errores mencionados anteriormente.

Revisar las políticas de gestión de clientes

Puede que necesites clientes para sobrevivir como negocio, pero también son una de tus mayores fuentes de riesgo. Para un contador, un error en los impuestos de su cliente puede ser devastador. Pero no es sólo eso.

Dependiendo de lo que le pidan, los clientes que quieren asesoramiento sobre planificación financiera pueden empujarle fuera del ámbito de la contabilidad. Ese es un gran riesgo de demanda, uno que puede no estar cubierto por su seguro. Esto se debe a que las pólizas de responsabilidad profesional no suelen ofrecer cobertura para los incidentes que se produjeron cuando usted estaba operando fuera del ámbito del trabajo para el que está autorizado y capacitado (es decir, la contabilidad).

Mientras evalúa los procedimientos de gestión de clientes, tendrá que asegurarse de que tiene políticas a prueba de balas para lo siguiente:

1. Firme. Tenga una carta de compromiso robusta que describa exactamente lo que sus servicios incluirán. Errar en el lado de la sobreexplicación. Los desacuerdos sobre el alcance del trabajo son uno de los mayores riesgos de responsabilidad profesional para los contadores.

2. Entrega. Una vez que has completado el trabajo para un cliente, ¿cómo cruzas la línea de meta? Necesitarás revisar tu política de retención de datos, cómo le comunicas al cliente que el trabajo está terminado, y qué harás con sus registros (si es que hay algo) ahora que el trabajo ha terminado.

3. Comunicaciones con el cliente. ¿Tuvo alguna comunicación errónea con los clientes durante la temporada alta? Si es así, ¿qué fue lo que falló? Los problemas de comunicación suelen surgir cuando se tienen varios contactos en una empresa, o pueden ocurrir cuando se está comunicando a través de varios canales (teléfono, correo electrónico, etc.). Piense en los momentos en los que no estaba en la misma página que sus clientes. Pregúntate qué puedes hacer para simplificar y aclarar tus comunicaciones.

Vea mi anterior artículo de AccountingWEB, 4 Cosas que hacer para mantener a los clientes y evitar demandas, para más información sobre la protección de su riesgo mejorando la comunicación con los clientes.

Inicie el alcance del cliente ahora

Una de las formas más sencillas de proteger la salud financiera de su práctica es crecer, y ahora es el momento perfecto para aprovechar esa oportunidad.

Casi el 46 por ciento de las pequeñas empresas no trabajan con un contador. Después de una temporada de impuestos muy ocupada, probablemente juran que nunca más harán sus propios impuestos. Traducción: Es la hora de inicio de una nueva campaña de marketing.

Entonces, ¿cómo encuentras estos nuevos clientes?

1. Pregunte a clientes actuales por referencias. Con tu trabajo fresco en sus mentes (tal vez recuerden el dinero que les ahorraste o el reembolso que les ayudaste a conseguir), es el momento perfecto para fortalecer tu conexión con los clientes actuales y pedir referencias.

2. Considerar nuevas oportunidades de comercialización. Ya sea que esto signifique invertir en anuncios de mercadeo en los motores de búsqueda, implementar una estrategia local de optimización de motores de búsqueda, patrocinar un equipo de pequeñas ligas o hablar en eventos de pequeñas empresas en su área, refrescar su alcance es una gran manera de hacer conocer su nombre a nuevos clientes.

3. Ir a reuniones, eventos de redes y charlas. Asista a los organizados por organizaciones profesionales para construir relaciones con dueños de negocios en su área que podrían referirle trabajo en el futuro.

Aunque puede estar tentado a dar una patada ahora que su temporada de trabajo ha terminado, recuerde que nunca hay mejor momento que ahora para prepararse para el futuro de su práctica.

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