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13 cosas que su auditor necesitará para una auditoría inicial

A menudo nos contratan para hacer auditorías iniciales de las empresas que se preparan para salir a bolsa.  Muchas tienen un historial de operaciones limitado y nunca han pasado por una auditoría.  Sus auditores van a necesitar mucha información para completar la auditoría y puedo decirle que apreciamos cuando nuestros clientes tienen todo junto.

¿Qué deberías tener preparado?  Aquí está la lista que le damos a nuestros nuevos clientes:

13 cosas que su auditor necesitará para una auditoría inicial
13 cosas que su auditor necesitará para una auditoría inicial

1 – Libro mayor

La mayoría de las nuevas compañías usan QuickBooks.  Puede exportar fácilmente su libro mayor a Excel o enviar una copia de seguridad de su QuickBooks al auditor.  El libro mayor le dará a su auditor una clara indicación de la cantidad de actividad que necesita auditar.

2 – Balance de prueba

A los auditores les encanta tu balance de prueba.  Todos los números de sus estados financieros se remontan al balance de prueba y es un documento clave para su auditor.  Esto también vendrá de QuickBooks o de su software de contabilidad.  Preferimos recibirlo en Excel ya que podemos copiarlo directamente en la parte del balance de prueba de nuestro software de papel de trabajo electrónico.  Oh – encienda también la función de número de cuenta.

3 – Copias de préstamos, arrendamientos y contratos de materiales

Las normas de contabilidad exigen la divulgación de todos los préstamos, arrendamientos y, en algunos casos, contratos materiales.  Su auditor necesita copias para asegurarse de que sus revelaciones son completas y exactas.  Por ejemplo, las normas exigen que se divulguen por año los pagos mínimos de arrendamiento exigidos para los próximos cinco años y los pagos mínimos de subarrendamiento previstos, si los hubiera.  También se deben divulgar los gastos de arrendamiento de todos los años presentados, y el arrendamiento es una pieza clave para comprobar esa cantidad. 

Los contratos de materiales pueden incluir, entre otros, acuerdos a largo plazo con proveedores o clientes, contratos de empleo de funcionarios y acuerdos de compraventa.

4 – Declaraciones de préstamo

Casi todas las empresas que salen a bolsa tienen algún tipo de deuda.  Los auditores están obligados a confirmar todas las deudas con los acreedores.  Proporcionar un estado de préstamo actual a su auditor hará el proceso de confirmación más fácil, ya que tendrá información actualizada y, quizás lo más importante, una dirección postal actual.

5 – Listado de todas las nuevas compras de activos fijos con facturas

Esto es un hecho en cualquier auditoría.  Si usted tuvo importantes compras de activos fijos en años anteriores a los períodos iniciales bajo auditoría, debe buscar esas facturas también.

6 – Calendario de depreciación

Si nunca ha tenido estados financieros preparados de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (“GAAP”) pero ha presentado declaraciones de impuestos, lo más probable es que sus calendarios de depreciación se basen únicamente en los impuestos.  Muchos métodos fiscales son aceptables según los GAAP – 7 años y 200% de saldo doblemente decreciente es un método fiscal común para el equipo y a menudo es razonable para los GAAP.  Sin embargo, no se le permite tomar la depreciación de bonos de la Sección 179 y otras reducciones de base a veces permitidas bajo las reglas de impuestos en una declaración de los GAAP.  Si sus programas de depreciación están en un buen programa de software de activos fijos, por lo general es bastante fácil calcular la depreciación según los GAAP.

7 – Las actas de la Junta de todos los años auditados y hasta la fecha actual

Los auditores deben leer todas las actas de las reuniones de la junta directiva, ya que éstas suelen contener información relacionada con los estados financieros.  También se le pedirá que incluya una declaración en su carta de representación al auditor al final de la auditoría de que usted les ha proporcionado todas las actas, así que reúnalas con antelación.

8 – Informes de nómina, si los hay

No todos los nuevos negocios tienen nómina, algunos ni siquiera tienen empleados.  Pero si los tienen, sus auditores querrán verlos para comprobar los gastos salariales.  Esto también ayudará al auditor a comprobar si hay algún pasivo por impuestos de nómina no registrado.

9 – Suscripción de acciones y acuerdos de opción de compra de acciones

Muchas empresas nuevas tienen acuerdos para emitir acciones a inversionistas clave, accionistas existentes y empleados.  Muchos tienen a menudo acuerdos de opción en todos los lugares.  Su auditor tendrá que examinar estos documentos para comprobar la integridad de las declaraciones y para probar la determinación del gasto de la opción de compra de acciones.

10 – Nombres e información de contacto de los abogados utilizados y del agente de transferencia de acciones

Su auditor le pedirá que envíe cartas a sus abogados pidiendo una descripción de los servicios prestados y de los asuntos que están representando para usted.  Se requiere la divulgación (y las reglas están cambiando) sobre la divulgación de contingencias relacionadas con acciones legales y esta carta es una evidencia clave para su auditor.  El auditor también debe obtener información de su agente de transferencia de acciones.

11 – Copias de acuerdos de fusión (completados o pendientes)

A menudo vemos empresas que salen a la luz pública mediante una fusión inversa, o tal vez han completado una fusión mediante la cual comenzaron sus operaciones.  De cualquier manera, estos acuerdos tienen un gran impacto en la contabilidad y en la presentación de sus estados financieros.

12 – Artículos de constitución y estatutos

Todas las empresas (privadas o públicas) deben revelar el número de acciones autorizadas, emitidas y en circulación.  Parte de esta información proviene de sus artículos de incorporación.  Los estatutos pueden tener información sobre ellos que también debe ser revelada.

13 – Lista de todas las cuentas bancarias, incluyendo el nombre del banco, el número de cuenta y los firmantes autorizados

Su auditor debe confirmar el balance bancario a la fecha del balance.  Afortunadamente, muchos bancos ahora participan en un servicio en línea que está simplificando este proceso. 

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