Por Jeff Davidson, Instituto del Espacio Respiratorio
Algunas personas son más eficaces que otras en el mantenimiento de una lista de tareas y en la ejecución de los elementos de la lista. Aquí hay un número de cosas que hacer y no hacer a lo largo de los años de mis observaciones sobre lo que hace a una carrera profesional exitosa.
Merece la pena mantener una lista de tareas
1. Piensa en el futuro: Haz tu lista al final del día para el día siguiente, o muy temprano en la mañana para el día que se desarrollará. Esto te da la mejor oportunidad, libre de interrupciones, de anotar aquellos elementos que son actuales y vitales.
2. Sigue con el Plan: En la medida de lo posible, absténgase de añadir elementos a su lista de tareas para ser manejados durante este mismo día. A veces, esto es inevitable, pero siempre que puedas, cíñete a los elementos que hayas trazado la noche anterior o a primera hora de la mañana.
3. Táchalo: Por supuesto, cuando termines una tarea, táchala alegremente de tu lista. Reducir el número de elementos que quedan en la lista es un refuerzo positivo que te ayudará a continuar de forma productiva.
4. Reconocer otras terminaciones: Si durante el día logras algo que no estaba en tu lista de cosas por hacer pero que era importante, no dudes en escribirlo en la lista de cosas por hacer y luego táchalo inmediatamente. Esto puede sonar como un trabajo extra o un gesto sin sentido, pero innumerables personas me han dicho que se benefician psicológicamente al reconocer tareas completadas que podrían no haber aparecido en la lista pero que necesitaban ser manejadas.
5. Reevaluar: Una o dos veces a lo largo del día, tal vez a media tarde, reevaluar lo que está en su lista. ¿Sigue siendo todo apropiado? ¿Algunos artículos se manejan mejor en otro momento porque no merecen su atención de inmediato?
6. Mira más de cerca: Monitorea continuamente si los elementos de tu lista necesitan ser hechos en absoluto. A veces las situaciones se resuelven por sí solas. A veces, alguien de tu oficina completa parte de un proyecto que podría minimizar lo que necesitas hacer por tu parte. A veces puedes delegar una tarea a la persona adecuada. Y, a veces puedes automatizar tareas que antes requerían atención manual e individual. La clave es evaluar constantemente si una tarea necesita ser hecha en absoluto, si necesita ser hecha por usted, y si necesita ser hecha hoy.
7. Hacer Refinamientos: A medida que el día llega a su fin, afina y refina tu lista. ¿Qué es lo que sobra que debe ser tratado al día siguiente? ¿Qué necesita ser añadido a la lista y merece su atención para mañana? En otras palabras, está bien ahora amontonar nuevas tareas que se abstuvieron de poner en la lista de hoy.
8. Ordena: Limpia tu lista. Pon los elementos en el orden en que quieres abordarlos, hazlo todo conciso, y mañana estarás de nuevo en el camino de la productividad normal.
Cosas a evitar en la construcción y ejecución de una lista de tareas
9. Postergar las cosas grandes: Una de las mayores trampas en las que la gente cae una vez que comienza a ejecutar los elementos de su lista de tareas es posponer el elemento o elementos que saben que son los más importantes. Lo tienen en la lista por una razón, y saben que necesitan abordar esa tarea de inmediato, pero la bestia de la postergación asoma su fea cabeza y se interpone en el camino de las cosas. Resuelvan, al comienzo del día, que tomarán las medidas apropiadas para completar la(s) tarea(s) que clasificaron como importante y que merece(n) atención.
10. Tener miedo a repensar: Tener miedo de reevaluar periódicamente su lista también ocupa un lugar importante en el grupo de conductas a evitar. Aunque he enfatizado la importancia de no amontonarse en otras cosas a lo largo del día una vez que tienes tu lista cuadrada, a veces las situaciones merecen un cambio fundamental en la forma en que vas a pasar tu tiempo durante las próximas horas. A veces la tarea es tan apremiante que no tienes elección, y entonces, lista de cosas por hacer o no, te lanzas de cabeza a ella.
11. Rechazando el cambio de marchas: Desde un punto de vista estratégico, cuando se produce un cambio significativo en tu entorno externo – como cuando un prospecto se convierte en cliente, tu jefe emite un edicto, algo que pensabas que estaba completamente hecho se vuelve a poner en tu regazo, y así sucesivamente – entonces es relativamente fácil cambiar de marcha. Lo que es más difícil es reconocer cuándo hay que cambiar de marcha, simplemente porque tiene sentido, no sólo en una situación de emergencia. No tengas miedo de cambiar de marcha cuando lo necesites, independientemente de las circunstancias externas.
12. Ignorando su nivel de energía: Al ejecutar los elementos de tu lista de tareas, también es importante rendir homenaje a tu propio nivel de energía. Sería maravilloso abordar primero lo más importante, después lo segundo más importante, y así sucesivamente. A veces, sin embargo, tu energía física o mental no es todo lo que necesita ser cuando te acercas al siguiente punto de la lista. En esa coyuntura, aborda todo lo que puedas. Completar una pequeña tarea en este punto puede proporcionar la victoria mental que te impulsará a una tarea más difícil o compleja.
Sobre el autor:
Jeff Davidson es «The Work-Life Balance Expert®», una autoridad en gestión del tiempo y un orador profesional, que ha realizado más de 800 presentaciones desde 1985 a clientes como Kaiser Permanente, IBM, American Express, Lufthansa, Swissotel, America Online, Re/Max, USAA, Worthington Steel y el Banco Mundial. Davidson es director ejecutivo del Instituto del Espacio Respiratorio; y autor de 59 libros, entre ellos:
- Simplificación de la vida (Skyhorse Publishing)
- El innovador de 60 segundos (Adams Media)
- Espacio Respiratorio (MasterMedia)
- C omplete Idiot’s Guide to Managing Your Time (Alpha/Penguin)
Davidson ha sido citado en el Washington Post , Los Angeles Times , Christian Science Monitor , El New York Times , y USA Today, y ha sido citado por la revista de oratoria Sharing Ideas como un «Consumado Orador». » Davidson cree que los profesionales de carrera de hoy en día en todas las industrias tienen la responsabilidad de lograr su propio sentido de equilibrio entre trabajo y vida, y apoya esa búsqueda a través de sus sitios web www.BreathingSpace.com y www.Work-LifeBalance.net y a través de 24 iPhone Apps en www.itunes.com/apps/BreathingSpaceInstitute.