Saltar al contenido

12 consejos para disparar la productividad de su empresa

Para los contadores, que atienden a muchos clientes y a menudo trabajan en múltiples equipos internos, el término «productividad» no podría ser más crítico para el éxito.

Además, es especialmente importante encontrar formas de aumentar la productividad, ya que muchos contadores y tenedores de libros pasan de tareas de procesamiento mundanas a servicios de asesoramiento de mayor valor. También, y en particular, se aplica a las esferas de la contabilidad compleja, como los impuestos indirectos, en las que encontrar formas de ser más eficientes y eficaces es fundamental para dominar la complejidad.

12 consejos para disparar la productividad de su empresa
12 consejos para disparar la productividad de su empresa

Simple y llanamente, la productividad significa hacer más con menos. Automatizar los procesos y tareas repetitivas es una forma de lograr más con menos, es decir, el aumento de la productividad es a menudo una función de hacer las cosas de manera diferente.

Comprometerse con la productividad es también comprometerse con un esfuerzo concertado para mantenerse centrado en sus verdaderas prioridades. Ahora que la mayoría de los contadores públicos están fuera de su tradicional temporada de trabajo, es el momento perfecto para centrarse en ser más productivos y menos ocupados.

Estamos estableciendo 12 medidas que pueden tomar hoy para priorizar lo que realmente importa para hacer más en menos tiempo:

1. Prioriza tus relaciones

Para mí, la productividad comienza con un chequeo semanal. Como fundador de mi negocio, desempeño una serie de funciones dentro de la empresa (CEO, marketing, ventas, RRHH, etc.) así como fuera de ella (marido, padre, hijo, hermano, amigo, filántropo). Para llevar un registro, mantengo una lista de roles (actualmente hay 28). Cada domingo por la noche o lunes por la mañana, escribo una cosa que debo hacer esa semana para mantener ese rol o relación. Esto me ayuda a ver el panorama general de mis prioridades en lo que se refiere a las relaciones más importantes de mi vida. Para mí, esa es la esencia de la productividad.

2. Haz que tus prioridades sean procesables

Antes de mirar tu desbordante bandeja de entrada o de perderte en la rutina diaria, reserva un tiempo al principio de cada semana para priorizar tu lista de tareas. Asegúrate de crear elementos de acción para cada tarea. Cuanto más granular, mejor. Si hay algo de tiempo contingente, agregue la tarea a su calendario. Añade todo lo demás a una lista de tareas más grande. Esto te ayudará a pasar tus días con intención en lugar de jugar constantemente a ponerte al día y cuestionarte qué es lo primero que debes hacer.

3. Ponte estratégico con tu horario

Este año, comprométase a programar su tiempo de manera más estratégica. Es más fácil decirlo que hacerlo, ¿verdad? Para mí personalmente, organizo los compromisos en base a cuándo soy capaz de funcionar al máximo – típicamente esto significa por la mañana – y practico el bloqueo de tiempo (un método que promete un aumento del 150 por ciento en la productividad). Los puntos más urgentes de mi lista siempre se programan a primera hora, cuando puedo dar toda mi atención y concentración. Guarda los elementos tácticos (los que necesitan hacerse pero requieren menos atención) para las tardes.

4. Protege tu tiempo – ferozmente

Tanto si usas Google Calendar como si te gusta la vieja escuela con lápiz y papel, ponte serio en la protección de tu tiempo. Me gusta usar Calendy para todas mis citas. La interfaz es fluida y se integra perfectamente con Google Calendar y Office 365, de modo que nunca te comprometas demasiado. Antes de aceptar una invitación para una reunión, pregúntese si el tiempo invertido le acercará a sus objetivos semanales. Asegúrate de programar bloques de trabajo claros para abordar tus mayores prioridades, y luego guárdalos como si tu negocio dependiera de ello.

5. Reimagina tus listas de tareas

Encuentra una increíble herramienta de productividad que puedas usar a largo plazo como Wunderlist, Taskly o mi favorito personal Todoist, (*nota al margen, también son uno de nuestros increíbles clientes*). Google acaba de anunciar su nueva aplicación Google Task, también. Con toda la increíble tecnología actual, no hay razón para estar garabateando tus tareas en lápiz y papel sólo para perderlas en un día. Hay un tiempo y un lugar para garabatear, tus tareas importantes no lo son. Con Todoist, puedes acceder a tu lista a través de más de 10 plataformas, colaborar con tu equipo en tareas compartidas y añadir rápidamente tareas pendientes sobre la marcha desde tu dispositivo móvil. Fácil – como debe ser.

6. Encontrar un volcado de la mente

Hacer malabares con todos los pensamientos que surgen a diario puede ser un desafío, por no decir más. Para tus metas e ideas más amplias, guarda una herramienta que te sirva como volcador de tu mente personal. Yo uso Evernote y realmente lo considero mi segundo cerebro, el que nunca olvida. Utilizo la aplicación para almacenar notas, ideas, sueños, pensamientos aleatorios y más. Al tenerlo todo en un solo lugar, no pierdo el tiempo buscando esa nota adhesiva al azar en el cajón de mi escritorio.

6. Reducir el tiempo en el coche

Cuando se va al trabajo o se viaja por la ciudad a las reuniones con los clientes, es un factor serio a considerar. Como muchos otros, uso Waze como mi herramienta de navegación preferida. Pero no sólo lo uso para averiguar cómo llegar a lugares en los que nunca he estado, lo uso TODO EL TIEMPO. ¿Por qué? Porque quiero saber la ruta más eficiente posible para ahorrar tiempo. También me encanta usar la función de Waze «Ir más tarde» que me dice exactamente a qué hora debo salir para estar en algún lugar justo a tiempo. Es fácilmente una de mis aplicaciones más usadas.

7. Usa tu viaje sabiamente

Hablando de optimizar tu viaje, ¿por qué no usar el tiempo para aprender algo nuevo? Los podcasts son una excelente opción de manos libres que estimulan nuevas ideas y mantienen nuestra mente fresca. Algunos de mis favoritos: Tim Ferris, WorkLife, Freakonomics, Cloud Accounting Weekly, y How I Built This. Junto con los podcasts, también estoy haciendo un promedio de un libro de negocios al mes escuchando Audible. Como dije, tenemos un tráfico terrible, así que tengo una cantidad decente de tiempo en mis manos.

8. Inscríbete en TSA PreCheck

Si eres un viajero frecuente, inscribirte en el PreCheck de la TSA no es una tarea fácil. Piensa en ello como tu paso rápido a través de los mayores dolores de cabeza del aeropuerto, como la seguridad. Pregúntele a cualquiera que esté usando PreCheck, es un cambio total. Sólo piensa… no más de quitarse los zapatos o buscar líquidos en tu bolsa. Usted es elegible automáticamente si paga $100 por Global Entry o $85 por TSA PreCheck solamente. Si quiere pasar por seguridad aún más rápido que el PreCheck de la TSA, haga el check out CLEAR. ¿Qué es más valioso que recuperar parte de su tiempo?

9. Actualiza tu herramienta de comunicación de equipo

En lugar de llenar su buzón de correo electrónico con preguntas rápidas y correspondencia, utilice un sistema de mensajes directos. La holgura es completamente crítica para el proceso de comunicación interna de nuestro equipo. Los usuarios de Slack pueden incluso hacer llamadas de voz o video directamente dentro de la aplicación. Nuestro equipo es lo primero, y Slack nos ayuda a priorizar esa comunicación interna. Es la única herramienta interna con la que nuestro equipo se amotinaría si nos deshiciéramos de ella.

El Zoom es una gran herramienta de conferencia web que utilizamos para reunir a nuestro equipo a través de vídeo para poder estar cara a cara virtualmente, en lugar de hacer malabarismos con tanta logística y horarios para organizar una reunión en la oficina. Google acaba de anunciar que su más robusto Hangout Meets reemplazará su antiguo video Hangout, lo que debería hacer que las reuniones en video sean aún más comunes dentro de las prácticas de contabilidad. La videoconferencia ha sido una tremenda herramienta de productividad dentro de nuestra empresa.

10. Ser transparente

¿Están todos dentro de su práctica de contabilidad siempre en la misma página? Por supuesto que no. Pero cuando los miembros del equipo no tienen claro cuáles son los objetivos de la empresa y el papel que desempeñan en la consecución de esos objetivos, se termina con una receta para la pérdida de productividad. Utilizamos una metodología de planificación estratégica llamada OKRs («Objetivos y Resultados Clave»). Todos en la empresa participan y juegan un papel en nuestra planificación y todos los objetivos y resultados están completamente claros para todos.

Mientras que el objetivo principal de nuestros OKRs es mejorar el rendimiento de nuestra empresa a través del logro de objetivos específicos, también funciona como una herramienta de alineación. Cuando nuestros objetivos y prioridades son transparentes para todos, nuestros equipos tienen claro qué iniciativas son las más importantes. Y cuando tienen esa claridad, la organización debe tener menos actividad no productiva. A medida que su propia práctica de contabilidad crece, necesitará ser más y más transparente con su equipo para que todos estén alineados.

11. Abrazar la automatización

Demasiados contables y contadores se preocupan por si los robots vienen a tomar sus trabajos. Lo que deberían estar haciendo es adoptar nuevas herramientas y automatización para hacer sus prácticas más eficientes. La mayoría de los contadores con los que hablo han comenzado a moverse hacia el software basado en la nube, pero a menudo no están maximizando sus capacidades.

Tanto Xero como QuickBooks Online tienen reglas que puedes crear para automatizar la categorización de las transacciones y eliminar la entrada manual de datos. Hubdoc obtiene automáticamente estados de cuenta bancarios y carga documentos en los sistemas de contabilidad por usted usando el reconocimiento de caracteres de objetos. Avalara puede automatizar una gran parte del cumplimiento de sus impuestos. Estas son sólo algunas de las herramientas de automatización disponibles para los contadores, pero cada una de ellas puede ayudar a ahorrar una cantidad significativa de tiempo para su práctica, de modo que su equipo pueda centrarse en cuestiones más estratégicas para los clientes.

12. Deshazte del viejo

La autora Jocelyn K. Glei lo dice mejor: «La productividad es realmente lo que no se hace». Uno de los aspectos más críticos de trabajar eficientemente gira en torno a deshacerse de lo que ya no funciona para ti. Haz una lista de los procesos, herramientas y hábitos que NO funcionaron y establece un plan de juego estratégico para eliminarlos. Una vez más, este plan debe ser accionable. Establece objetivos medidos y fechas de finalización desde el principio.

Pensamientos finales

Este año, ¿qué significa ser productivo para usted y su empresa? Para mí, significa priorizar lo que realmente importa para vivir una vida más plena y equilibrada. Este tipo de enfoque láser me mantiene calmado y en control, sin duda beneficiando mis relaciones y mi práctica.

¿Alguno no puede vivir sin herramientas de productividad o procesos que se me escaparon? Siéntase libre de comentar abajo – siempre estamos buscando las mejores herramientas de negocios del mercado.