El fraude en la nómina es una de las formas más comunes y costosas de malversación de activos y dura un promedio de 30 meses antes de ser detectado, lo que puede costar potencialmente cientos de miles de dólares.
Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados, el fraude en la nómina se define como «cualquier esquema en el que un empleado hace que su empleador emita un pago mediante la presentación de reclamaciones de indemnización falsas». También es un fraude especialmente insidioso en el departamento de contabilidad de una empresa, donde los contables o los encargados de la nómina tienen acceso a cuentas bancarias y cheques y la posibilidad de manipular los estados financieros. De hecho, la mediana de las pérdidas por fraude en los departamentos de contabilidad es de 212.000 dólares.
La comprensión de cómo prevenir el fraude en la nómina comienza con la comprensión de cómo ocurre. Las formas más comunes de esquemas fraudulentos de nóminas son:
- Salarios falsos. Este es uno de los planes más fáciles de perpetrar. Un empleado afirma que ha trabajado horas que no ha hecho o pide a un compañero de trabajo que marque su tarjeta de tiempo cuando ni siquiera estaba en el reloj. Las personas con acceso al sistema de nómina pueden manipular la información para pagarse a sí mismos más de lo que deberían ganar inflando las comisiones o aumentando su tasa salarial.
- Empleados fantasmas. En algunos casos, las empresas son defraudadas cuando se emiten pagos a antiguos o incluso falsos empleados. Este tipo de fraude puede pasar fácilmente desapercibido en las grandes organizaciones, o en las empresas que contratan y despiden a los trabajadores por temporadas, como las granjas.
- Planes de prestaciones. Existen varios tipos diferentes de planes de prestaciones fraudulentos, pero todos ellos implican el mismo delito: un empleado recibe ilícitamente prestaciones extras o compensaciones que no ha ganado, como el exceso de PTO.
En los deportes, a menudo se cita que la mejor defensa es tener una fuerte ofensiva y lo mismo es cierto para prevenir el fraude en la nómina. Tener fuertes controles internos es la mejor manera de disuadir y detectar el fraude de nómina antes de que se convierta en una espiral de miles o incluso millones de dólares.
Aquí hay 11 sugerencias prácticas para prevenir el fraude en la nómina:
1. Poner el tono en la parte superior . Ningún procedimiento o proceso puede reemplazar la importancia de que la gerencia establezca una cultura de honestidad. Esto significa conducir los negocios de manera ética y crear una política de puertas abiertas para que los denunciantes reporten el fraude sin temor a represalias, especialmente porque el 40 por ciento de todos los fraudes se detectan por medio de una propina.
2. Requiere vacaciones obligatorias . Ese empleado dedicado que llega temprano y se queda hasta tarde, y nunca se toma un día libre puede muy bien ser el ladrón de su empresa. Asegúrese de que los empleados, especialmente los que procesan la nómina, tomen vacaciones. Hacerlo significa que otra persona tendrá que encargarse de la nómina, que es una de las formas comunes de detectar el fraude.
3. Revisar regularmente los informes de nómina después de que se procese la nómina. 4. Asegurarse de que los empleados reciben la compensación que se supone que deben recibir. También es esencial verificar las direcciones de los empleados y los números de cuentas bancarias para determinar si se están emitiendo múltiples pagos a la misma dirección o cuenta bancaria.
4. Supervisar el pago de horas extras . Los empleados por hora pueden, en ocasiones, trabajar horas extras durante las temporadas de mayor actividad. Asegúrese de revisar cualquier pago de horas extras para asegurarse de que son legítimas y justificadas.
5. Revisar las acumulaciones de PTO . ¿Los empleados han tomado tiempo libre? ¿Hay empleados que han tomado vacaciones pero los informes no muestran una disminución en su saldo de PTO? Estas podrían ser señales de alerta de que un empleado está recibiendo más beneficios de los autorizados.
6. 6. Requerir la aprobación del supervisor para las hojas de presencia . Ya es suficiente.
7. Segregar las tareas del trabajo . Requiere más de una persona para completar una tarea. Por ejemplo, una persona debe ingresar la nómina mientras otra persona verifica la exactitud del informe. También es una buena idea requerir múltiples aprobaciones para los gastos.
8. Cruzar y rotar las tareas de los empleados que se encargan del procesamiento de la nómina . Háganlo.
9. 9. Implementar el depósito directo para la nómina y los bonos . Es fácil de hacer.
10. Revise los estados de cuenta bancarios y las imágenes de cheques cancelados cada mes para detectar anomalías .
11. Perseguir a los estafadores . Los empleados que roban deben ser procesados en la mayor medida posible, incluyendo el despido. El no hacerlo es un mal ejemplo para los trabajadores honestos.
Conclusión
El fraude en la nómina puede ser financieramente devastador para sus clientes porque la nómina es a menudo el gasto más costoso de un negocio. Saber qué buscar y la importancia de los controles internos reducirá la probabilidad de fraude interno en el departamento de nóminas.
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