Después de hablar con una amiga que es contadora de una gran corporación y pedirle que me contara cualquier problema que tuviera con QuickBooks, investigué un poco más y descubrí que los problemas que tenía su compañía eran simples y muy comunes tanto para las empresas grandes como para las pequeñas y los contadores en general. Para ayudarle a usted como propietario de un negocio o contable a resolver rápidamente los problemas, abajo hay una lista de 10 problemas comunes de QuickBooks y cómo solucionarlos;
CUESTIONES COMUNES DE LIBROS RÁPIDOS Y CÓMO FIJARLOS
Las preferencias no están configuradas correctamente – Una de las primeras cosas que debe hacer cuando empiece a usar QuickBooks para su negocio es configurar su preferencia de plantilla de correo electrónico, las opciones de informe, los cargos por pagos atrasados, y agregar su cuenta bancaria predeterminada para pagar las facturas y recibir los pagos. Si esto se hace a primera hora, no tendrá problemas con estas preferencias.
Uso indebido de la cuenta de fondos no depositados -Cuando recibe pagos de clientes y su cuenta de efectivo no aumenta en sus informes financieros, lo más probable es que esté usando incorrectamente los fondos no depositados. Una vez que se recibe un pago de un cliente, abra el módulo de depósito, agrupe los cheques que está llevando al banco y regístrelos como un solo depósito en el software.
No estás usando el sistema de órdenes de compra -No te preocupes, este es un error común de los contables o tenedores de libros que se inician en QuickBooks. Para un uso óptimo del software, debe crear una orden de compra cada vez que compre un producto de un proveedor, y cuando reciba el producto, compruébelo siempre con la orden de compra. Esto le ahorrará mucho tiempo y dolores de cabeza.
Reconciliar su cuenta bancaria – Este asunto no es lo mismo que ingresar cada transacción en QuickBooks. Más bien, se trata de monitorear las transacciones para asegurarse de que están en el lugar correcto por los montos correctos. Para lograr esto, abra el módulo de reconciliación mensualmente y revise cada transacción. Asegúrate de que cada transacción fue contabilizada en la cuenta correcta y ha sido compensada por el banco.
Tu lista de artículos no está organizada ni racionalizada -QuickBooks define tus productos como ‘artículos’. Con el tiempo es fácil dejar que su lista de artículos se vuelva abrumadora y anticuada. Para limpiar tu lista de artículos, desactiva los artículos que ya no manejas o vendes, asegúrate de que cada artículo esté correctamente etiquetado, comprueba tu stock y asegúrate de que los números son correctos, actualiza el coste de cada artículo.
Configuración incorrecta de los informes -¿Quieres informes de caja o de acumulación o ambos? Asegúrese de que la configuración del informe refleje la preferencia correcta. Informes de efectivo: le muestran el flujo de entrada de efectivo de las transacciones dentro de su empresa. Informes de acumulación: le muestran el rendimiento general de su empresa.
Borrar transacciones sin saberlo – Las transacciones de QuickBooks están vinculadas entre sí, por lo que si cambia una transacción podría estar borrando por error otras transacciones que están vinculadas a ella. Comprueba que esto no ocurra.
Funciona lento en modo multiusuario -Este es un problema muy común para las empresas más grandes. Para resolver este problema, necesitará usar una mayor cantidad de RAM y disco duro para manejar la carga más pesada de los usuarios múltiples.
Contraseña Administrativa Perdida -Este es uno de los problemas más frecuentes. Si perdió su contraseña de administrador se recomienda reinstalar el software de QuickBooks en su sistema. Hay muchos programas de software disponibles en el mercado que pueden romper la contraseña de administrador pero simultáneamente también es necesario proteger sus datos de tales amenazas. Por lo tanto, el camino más seguro es reinstalar.
Esperemos que esta lista de 10 problemas comunes de QuickBooks pueda ayudarte a usar el software para tu máximo beneficio.
Si tiene algún otro problema con QuickBooks que no hayamos mencionado aquí, por supuesto deje un comentario abajo y haremos lo posible para ayudarle a resolverlo.