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10 Mitos de la información en los formularios W-2, 1095 y 1099

Las vacaciones están sobre nosotros, lo que significa que la temporada de impuestos está llamando a la puerta. ¿Están preparados sus clientes de pequeños negocios? ¿Comprenden todos los requisitos de información de su negocio?

Greatland Corp., proveedor de productos W-2 y 1099 para empresas, ha reunido los siguientes 10 mitos y realidades de la información en los formularios W-2, 1095 y 1099 para ayudar a los propietarios de empresas a evitar problemas con el IRS.

10 Mitos de la información en los formularios W-2, 1095 y 1099
10 Mitos de la información en los formularios W-2, 1095 y 1099

1. Mito. No se requiere la presentación de la Ley de Cuidado de Salud Asequible y la presentación del Formulario 1095 para el año fiscal 2015.

La realidad. Junto con los ajustes anuales ordenados por el IRS relacionados con los formularios W-2 y 1099, los nuevos formularios 1095 han sido añadidos a la lista de formularios requeridos para los declarantes este año.

2. Mito. No es necesario informar al estado 1099 si no se retiene ningún impuesto estatal.

La realidad. Compruebe los requisitos de presentación de la 1099 de su estado. Muchos estados requieren que se presenten los 1099 aunque no se retengan impuestos estatales.

3. Mito. La copia A del formulario 1099 puede ser impresa con tinta negra y archivada en el IRS.

La realidad. La copia A del formulario 1099 debe ser impresa con tinta roja para ser procesada correctamente por el IRS.

4. Mito. Debe presentar el formulario 1095 si su empresa emplea a 50 o más empleados a tiempo completo.

La realidad. Debe presentar el formulario 1095 si su empresa emplea a 50 o más empleados a tiempo completo equivalente . Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Muchas empresas subestiman su verdadero equivalente a tiempo completo ignorando al personal que no trabaja a tiempo completo. En términos sencillos, el número de empleados equivalentes a tiempo completo es igual al número total de empleados a tiempo completo (que trabajan 30 o más horas por semana), más el número de empleados equivalentes a tiempo completo.
  • Los equivalentes mensuales a tiempo completo se calculan combinando el número de horas de servicio de todos los empleados que no trabajan a tiempo completo durante el mes (pero sin incluir más de 120 horas de servicio por empleado), y luego dividiendo el total por 120.
  • Utilizando esta guía, puede descubrir que tiene menos de 50 empleados a tiempo completo, pero que cumple con los requisitos para la presentación de informes de la Ley de Atención Asequible.

5. Mito. Si le da a un trabajador libertad de acción, el trabajador debe ser clasificado como un contratista independiente.

La realidad. La regla general es que un individuo es un contratista independiente si el pagador tiene el derecho de controlar o dirigir sólo el resultado del trabajo y no lo que se hará y cómo se hará. Un individuo es un empleado si el empleador puede controlar lo que se hará y cómo se hará, incluso si el empleador da al empleado libertad de acción.

6. Mito. Todos los empleadores pueden archivar los formularios 1095 en papel, sin importar el tamaño.

La realidad. Los solicitantes con 250 o más formularios 1095 deben archivarlos electrónicamente. Las presentaciones incorrectas no serán penalizadas para el año calendario 2015 (reportado en 2016) si los empleadores y las aseguradoras presentan a tiempo y hacen un esfuerzo de buena fe para cumplir.

7. Mito. El umbral del e-file para la presentación de los estados W-2 y 1099 es el mismo que el umbral del e-file federal.

La realidad. Cada estado puede establecer su propio umbral de e-file. Revise los requisitos de su estado para asegurarse de que está en conformidad.

8. Mito. Cuando se presenta en papel, se puede utilizar un solo formulario 1096 para una presentación de varios tipos de formularios 1099.

La realidad. Se requiere un formulario 1096 separado para cada tipo de formulario 1099 que se presenta al IRS en papel. Por ejemplo, si se presentan ambos formularios 1099-INT y 1099-DIV, se requerirán dos formularios 1096.

9. Mito. Al presentar los formularios W-2, 1099 y 1095 en papel, se requiere usar los formularios oficiales suministrados por el IRS.

La realidad. Los formularios sustitutivos W-2, 1099 y 1095 son aceptables para su presentación siempre y cuando cumplan las especificaciones indicadas en las publicaciones del IRS 1141, 1179 y 5223, respectivamente.

10. Mito. Las penas máximas para los pequeños negocios que no cumplan con los requisitos de reporte del W-2, 1099 y la Ley de Cuidado Asequible son de $500,000.

La realidad. Este verano, el IRS anunció un aumento en las penalidades por no presentar declaraciones de información correcta y proporcionar declaraciones de beneficiario de pago correctas para las declaraciones de información presentadas después del 31 de diciembre de 2015, con penalidades máximas para los pequeños negocios que aumentan de $500,000 a $1 millón.

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