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10 maneras en que los tenedores de libros pueden ayudar a prevenir el fraude en las pequeñas empresas

¿Cómo se sentiría si 40 mil dólares en efectivo fueran irrecuperables con uno de sus clientes de pequeños negocios?

Me reuní esta semana con mi grupo de red de contables y bibliotecarios. Un miembro del grupo informó que está trabajando con un nuevo cliente que fue víctima de un fraude, llamémosla Sally.

10 maneras en que los tenedores de libros pueden ayudar a prevenir el fraude en las pequeñas empresas
10 maneras en que los tenedores de libros pueden ayudar a prevenir el fraude en las pequeñas empresas

El anterior contable malversó 40.000 dólares del pequeño negocio de Sally. Aunque el contable fue arrestado, eso es un pequeño consuelo para Sally, que probablemente no recibirá una indemnización.

Entonces, ¿cómo sucedió? De la manera habitual: Sally amplió demasiado la definición de «contable de carga completa» y dejó que su contable básicamente se encargara de todo, porque era «tan buena» y «tan digna de confianza». Una búsqueda en Google de «contable de carga completa» define el papel como alguien que «típicamente debe tener una amplia experiencia en nóminas, estados financieros, conciliación bancaria y contabilidad general».

Fíjese cómo esa definición no incluye esto, «alguien a quien el dueño del negocio abdica de toda responsabilidad financiera y de supervisión de su propio negocio». ¿Estoy culpando a la víctima? Sí, en parte.

El dueño de un negocio debe ser responsable de saber lo que pasa en su negocio, y en sus libros. ¡Sólo porque haya contratado a un contable no significa que ya no tenga tareas de supervisión que añadir a su ya larga lista de tareas pendientes, Sr. o Sra. Propietario de Negocio!

Cuando se trata de libros seguros, siempre debe haber una separación de deberes. Si el contable introduce las facturas y los pagos de las mismas, E imprime los cheques, Y concilia los extractos bancarios, hay posibilidad de fraude.

Hay tantos artículos sobre la importancia de la separación de funciones, y parece que todos los hemos leído, pero seguimos oyendo hablar de casos de fraude. Esto me lleva a creer que como profesionales de la industria, somos conscientes de los riesgos, pero no estamos capacitando a nuestros pequeños empresarios sobre los riesgos y cómo protegerse.

Como Contador Certificado del Instituto Americano de Contadores Profesionales (AIPB), estudié un módulo completo llamado «Dominio de los Controles Internos y Prevención de Fraudes». Nota: La guía de estudio para este módulo puede ser ordenada aquí. La mayoría de la información que lees sobre el fraude interno dice cosas similares.

Un típico estafador empieza con algo pequeño, como «Oh, Sally no se perderá 20 dólares», que luego se convierte en bolas de nieve, «Sally no se perderá 100 dólares» y luego sigue aumentando. El robo continúa con otras racionalizaciones en la mente del estafador («Le pagaré a Sally tan pronto como vuelva a tener color»), y/o entran en juego circunstancias personales, como el juego o la adicción a las drogas.

Apenas la semana pasada el boletín electrónico FraudInfo publicado por la ACFE (Asociación de Examinadores de Fraude Certificados) publicó un enlace a un artículo en el sitio web de DentistryIQ por Jean Patterson, contador público, CFE explicando el Triángulo del Fraude y el proceso de racionalización del defraudador; esta es una gran lectura.

Responsabilidades del propietario del negocio

Comencemos a entrenar mejor a nuestros clientes sobre cuáles son sus responsabilidades como dueños de negocios. Ellos saben cómo hacer lo que sea que hayan abierto su negocio (consultoría; plomería; abogacía), pero tienen otras responsabilidades como dueños de negocios. Estas incluyen:

  1. Mirando los estados de cuenta bancarios mensuales y los cheques pagados. Refiérase a mi anterior entrada en el blog sobre la importancia de tener imágenes de cheques en el estado de cuenta mensual.
  2. Mirando los estados de cuenta de las tarjetas de crédito y los cargos mensuales; verificando que los pagos se hacen a la tarjeta cada mes y el saldo parece razonable. En una firma donde realicé una auditoría de fraude, la contadora estaba usando la banca en línea de la firma para pagar su propia tarjeta Citicard y Chase, no la de la firma. Por lo tanto, los débitos de las cuentas corrientes parecían exactos, ya que la empresa tenía una tarjeta Citicard and Chase, pero como el propietario nunca miraba los extractos de la tarjeta de crédito, no sabía que los saldos de esas tarjetas aumentaban cada mes, y se cobraban comisiones por mora e intereses.
  3. Mirar el historial de la banca online; hacer preguntas sobre transacciones que parecen desconocidas.
  4. Mirar los informes de nómina y los montos de los cheques de pago; asegurarse de que todos reciben salarios brutos en la cantidad apropiada.
  5. No dar autoridad de firma de cheques o acceso a un sello de firma al contable.
  6. Tener procedimientos para prevenir el robo de inventario. Este es un gran tema que no voy a entrar aquí; una búsqueda en Google puede proporcionar consejos clave.
  7. Disponer de procedimientos de caja chica para evitar el robo de dinero de la caja o la caja registradora.
  8. Estar «al tanto» de los servicios de envío de cartas y correos electrónicos que pueden no ser necesarios, o que los dueños de negocios o sus tenedores de libros pueden hacer de forma gratuita, como renovar las licencias de negocios de la ciudad o del condado.
  9. Revisando su balance general y su cuenta de resultados regularmente. ¿Parece que su negocio nunca tiene dinero en efectivo, aunque parece que está facturando mucho? El fraude podría ser la razón.
  10. Requerir informes oportunos, y examinarlos. Una empresa que conozco nunca recibió sus informes trimestrales de nómina de manera oportuna de su pequeña empresa local de nóminas. Resultó que la empresa no los preparaba, a menos que se le pidiera, y no remitía los impuestos de nómina recaudados al IRS. Ningún informe trimestral a tiempo era una gran señal de alerta que desafortunadamente fue ignorada.

Otros recursos útiles y divertidos

  • Mira la página web de Frank Abagnale, de la fama de «Atrápame si puedes». Tiene varios .pdfs gratis para descargar.
  • Busca en Google «separación de funciones» y lee sobre los controles internos.
  • Revisa el enlace de Recursos de Fraude en el sitio web de ACFE.

Jody Linick, una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada en QuickBooks, dirige FitBooksPro (antes Linick Consulting), que se especializa en servicios de contabilidad a distancia utilizando QuickBooks y QuickBooks Online. Puedes encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.