A veces la ayuda que necesitas para pasar la temporada de impuestos está delante de tus narices. Ese fue el caso de la pasada temporada de impuestos en Satter & Hiller LLC, una firma de contadores públicos de seis personas en Albuquerque, Nuevo México.
Esta última temporada de impuestos fue una de las más productivas y fluidas que he tenido en mis 16 años como contador, y eso fue por el arma secreta que encontramos en nuestra nueva asistente administrativa, Marisa Pacini.
Marisa había sido asistente administrativa de un estudio de arquitectura y había trabajado como gerente en el comercio minorista, pero este fue su primer trabajo después de terminar su licenciatura en comunicaciones. Conoció a Russ Hiller IV, CPA, CGMA, ABV, el dueño de nuestra firma, a través de su padre, y se llevaron bien inmediatamente. Russ había comprado la empresa en 2015 a su fundador, Dick Satter, CPA, que se quedó para ayudar a la transición de sus clientes de largo plazo a la siguiente generación.
Poco después de empezar a trabajar en nuestra firma, Marisa descubrió una aptitud oculta para preparar declaraciones de impuestos y hablar con los clientes sobre temas fiscales. Recientemente me senté con ella en el almuerzo para hablar de su papel en la firma.
Liz: Antes de venir a Satter & Hiller, ¿habías pensado en hacer impuestos o contabilidad?
Marisa: Definitivamente no. No fue algo que originalmente pensé o consideré. Sólo estaba abierta a las posibilidades después de graduarme y estaba lista para ver lo que mi futuro podía deparar. A medida que mi papel evolucionaba en Satter & Hiller, los temas de contabilidad se volvieron más y más interesantes. Y luego eso se convirtió en un deseo de más educación, así que tomé tres clases de educación continua el verano pasado, muy poco después de haber comenzado, sólo porque quería entender la dinámica del trabajo y cómo se relacionaban las partes entre sí.
Liz: ¿Cómo fue que empezaste a hacer declaraciones de impuestos?
Marisa: Después de mis primeras clases de programas de educación continuada, Russ y yo empezamos a hablar de mi deseo de hacer más en el negocio. Sentí que podía ser un activo para el equipo al ser capaz de flexionar durante ciertas épocas del año. Le mencioné a Russ que me interesaba, y él sabía que yo había estado tomando esas clases, así que se ofreció a hacer más entrenamientos, y todo comenzó a partir de ahí.
Liz: Entonces, ¿qué hiciste exactamente durante la temporada alta?
Marisa: Dios, un poco de todo. Encontramos a alguien para ayudar con las tareas administrativas y la contratamos a tiempo parcial para la temporada de impuestos con el objetivo de darme más tiempo para concentrarme en la preparación.
También ayudé con las llamadas telefónicas de clientes que normalmente se dirigían a uno de los contadores públicos de la oficina – preguntas sobre el estado de sus declaraciones, preguntas sobre los pagos estimados que podrían hacer o cómo se relacionaría eso con sus obligaciones fiscales. Por supuesto que hice un montón de trabajo de preparación, muchas de las declaraciones 1040 básicas.
También ayudé con el flujo. Cada devolución que llegaba pasaba primero por mi escritorio. Luego las asignábamos y las distribuíamos. Cada devolución que salía pasaba por mi escritorio para ser facturada. Así que vi un montón de devoluciones en un círculo completo. Ayudé con la carga de trabajo y con el ritmo de nuestro trabajo, asegurándome de que las devoluciones entraban y salían lo más rápido posible, haciendo un seguimiento de los clientes para asegurarnos de que se recibían los documentos de origen, y haciendo preguntas aclaratorias. Parte de mi objetivo era mantener las cosas en movimiento en la oficina.
También hice mucho trabajo de seguimiento para algunos de los otros preparadores que no estaban en la oficina tan frecuentemente.
Recibiste muchas de las llamadas para Dick que normalmente él tomaría. Eso le ayudó mucho para que pudiera concentrarse en trabajar con los clientes que quería.
Marisa: Sí. Y ese fue uno de los mayores retos, la dinámica dentro de nuestra oficina está cambiando. Dick tiene clientes a largo plazo con conexiones muy fuertes. Así que parte de lo que traté de ayudar fue hacerlos sentir valorados y bienvenidos, y también entender que hay otros recursos y otras personas con las que pueden trabajar aparte de Dick.
Algunas de las razones por las que me hizo hacer el llamado fueron para aliviar la presión de que todo esto estuviera sobre él. Mucha gente esperaba hablar con él, reunirse con él, dejarle cosas directamente porque era básicamente un propietario único durante mucho tiempo. Ayudó a nuestro negocio a crecer, y ayudó a nuestros clientes a largo plazo a entender que un día él podría no ser parte de él. Por ahora lo es, pero definitivamente está buscando la jubilación, y con eso viene la disminución de horas y de la carga de trabajo.
Liz: ¿Cuáles son tus planes futuros?
Marisa: Estoy realmente abierta a las posibilidades en este momento. He aplicado para la escuela de posgrado y estoy considerando tomar el examen de CPA, así que estoy tomando cursos relacionados con el CPA. Estoy tratando de pensar en cómo mis habilidades de gestión y comunicación pueden jugar en mi futura carrera.
Creo que una de las cosas que he estado tratando de desarrollar es hacer que los impuestos sean un tema que no abrume a los clientes, tener una conversación sobre ello que no les haga querer esconderse o estar asustados o temerosos. Y por eso no sé exactamente cuál sería ese papel. En mi mente, está en algún lugar entre un papel de gestión o un papel de coordinador, pero también ser capaz de ayudar en el lado del preparador según sea necesario.
Una solución estupenda
Con Marisa atendiendo la mayoría de las llamadas simples de los clientes, tuve menos interrupciones y más tiempo para concentrarme en hacer mi trabajo. Eso solo redujo mi nivel de estrés de la temporada de impuestos.
He trabajado en contabilidad pública lo suficiente para saber lo raro que es encontrar a un administrador que haga algo más que contestar el teléfono. Como Russ estaba dispuesto a dejar que Marisa creciera más allá de los parámetros de su descripción de trabajo, encontramos una solución estupenda para la actual crisis de talento en la contabilidad.
Estoy seguro de que hay muchos otros como Marisa que ya están trabajando en empresas de contabilidad e impuestos, esperando la oportunidad de crecer y hacer más.